Copilot ist kein Zauberer

Der Hype um Copilot for Microsoft 365 ist groß. Wie so oft in solchen Fällen, folgt bei vielen Usern schnell Ernüchterung. Daher ist ein realistisches Erwartungsmanagement bei der Einführung einer neuen Technologie wie KI besonders wichtig. In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen anhand von vier Mythen, was Copilot kann – und was nicht. Am Ende des Beitrags finden Sie außerdem einen kostenfreien Prompt Guide zum Download.

1. Während ich mir einen Kaffee mache, erledigt Copilot schnell die gesamten Aufgaben eines Arbeitstages für mich.

Copilot ist dabei immer auf konkrete Anweisungen (in Form von Prompts) eines Menschen angewiesen, der mit seiner Expertise und unter Berücksichtigung des Kontexts klare Ziele vorgibt und weiterhin strategische Aufgaben übernimmt. Copilot als KI-Assistent reagiert also vorrangig und interagiert mit Ihnen – er kann Ihnen personalisierten Service bieten, der genau auf Ihre Anfrage zugeschnitten ist. Auch sollte Copilot immer supervised werden, denn ein LLM basiert auf Wahrscheinlichkeiten und kann Fehler machen; daher sollten Texte und Vorschläge nie einfach so übernommen, sondern anschließend noch einmal redigiert werden. Wenn Sie sich die Formel: „Copilot wie CO-Autor, KOlleg:in“ immer vor Augen halten, werden Sie schnell merken, dass Copilot auf seine eigene Weise viel Potential birgt und Sie gemeinsam Ihre Effizienz steigern können.

Eine weitere Parallele: Sehen Sie Copilot als tatkräftigen Praktikant:in oder Auszubildende:n. Diese jungen Mitarbeitenden können Ihnen nach kurzer Zeit viel Arbeit abnehmen und diese auch teilweise selbstständig ausführen. Doch sie befinden sich immer noch in einem Lernprozess und benötigen Ihre Erfahrungen, Anweisungen, Erläuterungen, Lob und Verbesserungsvorschläge, um produktiv zu sein.

Apropos Autopilot: Diese gibt es auch. KI-Agents sind eine weitere Form Künstlicher Intelligenz und können in bestimmten vorgegebenen Umgebungen ohne menschliche Anleitung (autonom) agieren, sogar untereinander – ein Beispiel dafür sind selbstfahrende Autos oder Predictive Maintenance.

2. Egal ob Teams, Word oder Excel: In den verschiedenen M365 Apps spreche ich immer mit demselben Copilot und erhalte dieselbe Antwort.

Stellen Sie sich einmal vor, Sie bitten fünf Mensch darum, ein Haus zu bauen. Als Ergebnis werden Sie fünf ganz unterschiedliche Häuser erhalten und kein einheitliches Standardmodell. Genau so verhält es sich auch mit Copilot, denn folgenden wichtigen Aspekt dürfen Sie nicht vergessen: Copilot agiert in jedem Microsoft 365 Tool (Word, PowerPoint, Outlook, Excel, Teams) anders. Er orientiert sich an den spezifischen Gegebenheiten der jeweiligen App und ist deshalb auf verschiedene Funktionen trainiert, um die optimale Antwort zu liefern – die Anweisung zur Übersetzung hat z.B. in Excel nicht so viel Sinn wie in Word. Eine kleine Übersicht zum jeweiligen Funktionsschwerpunkt finden Sie hier:

Daraus ergeben sich folgende drei Leitlinien für die Nutzung:

3. Copilot kann meine Gedanken lesen und weiß, was ich möchte: Ein kurzer Satz und schon liefert Copilot mir die perfekte Lösung.

Wie bereits erwähnt, kann Copilot nur reagieren und interagieren, er kann nicht selbstständig denken und Aufgaben ausführen. Daher sind konkrete Anweisungen die Basis für seine Funktion – nur mit professionellem Prompting erhalten Sie auch eine zufriedenstellende Antwort. Wichtig dabei: eine klare Struktur mit allen relevanten Informationen statt kurzen stichwortartigen Anweisungen, denn Copilot kann keine Gedanken lesen oder sich eine eigene Meinung bilden. Hier gilt ganz klar: Der Output von Copilot ist nur so gut wie der Input!

Ein guter Prompt sollte wie folgt aufgebaut sein:

1. Ziel: Was soll Copilot tun? Task mit genauem Verb beschreiben
2. Konkretisierung: Wie soll er es tun? Klare Anweisung
3. Kontext: Wofür soll er es tun? Zwei Kernfragen: 1. Wieso/Wofür brauchen Sie die Antwort? 2. Wer ist involviert?
4. Quelle: Interne Quellen einfügen, auf die Copilot sich beziehen soll
5. Zweck: Welche Erwartungen haben Sie?

Ansonsten gilt: immer freundlich bleiben und auf eine korrekte Rechtschreibung achten!

4. Die Mitarbeitenden machen sich am besten durch Learning by Doing mit der Funktionsweise von Copilot vertraut.

Eine neue Technologie wie Copilot, die die Arbeitsweise grundlegend verändert, sollte niemals einfach so nebenher eingeführt werden. Wenn Mitarbeitende selbstständig mit ihren hohen Erwartungen loslaufen, ist die Fallhöhe hoch und Frustration vorprogrammiert.

Ein begleitendes Change Management inkl. transparenter Kommunikation ist daher extrem wichtig, damit Ihre Mitarbeitenden den Nutzen und die Vorteile verstehen und aufgeschlossen sind gegenüber der Veränderung. Ohne diese Basis wird es schwierig, neue Technologien fließend in den Arbeitsalltag zu integrieren und das volle Potential auszuschöpfen. Darüber hinaus können Ihre Mitarbeitenden so fit gemacht werden für die Nutzung und müssen kein Learning bei Doing/Failure betreiben, was oft zu Frustration führt. Wichtige Aspekte eines erfolgreichen Change Managements für Copilot sind: