Young business woman working with computer while consulting some invoices and documents in the kitchen at home.

nC Microsoft 365 Content Hub

Ganzheitliches Content- und Dokumentenmanagement - AI-ready und auf Basis von M365

Dateien und Dokumente gehören zu den wertvollsten Ressourcen von Unternehmen und bilden die Basis für die weitere Digitalisierung von Prozessen. Doch das Potential wird oft nicht voll ausgeschöpft, v.a. durch den Einsatz von heterogenen CMS und DMS. Unser Content Hub auf Basis von Microsoft 365 bietet Ihnen eine All-in-one Lösung für ein ganzheitliches, sicheres Content- und Dokumentenmanagement – und lässt sich dabei flexibel auf Ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden.

Content bildet die Lebensader jedes Unternehmens: Durch Content arbeiten Mitarbeitende innovativ zusammen und entwickeln Produkte und Dienstleistungen, die begeistern. Auf Basis von Dokumenten und Dateien werden wichtige Prozesse angestoßen werden, die die Agilität fördern und Kosten senken. Und nicht zuletzt dient Wissen in Form von Content dazu, bessere Entscheidungen zu treffen und Mitarbeitende zu fördern. Daher verwundert es nicht, dass mehr Content erstellt wird als je zuvor – laut Microsoft werden allein in M365 täglich zwei Milliarden Dokumente generiert. Hinzu kommt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz, durch den Content immer besser verarbeitet und für die Erstellung neuer Inhalte genutzt werden kann.

Warum ist ein Contentmanagement Prozess wichtig?

Doch Content allein reicht nicht: Erst die unternehmensweite Verfügbarkeit von Inhalten – über organisatorische Bereiche und Fachlichkeiten hinweg – ermöglicht die Umsetzung effizienterer und neuer dokumentenbasierter Abläufe. Dem entgegen steht die heutige Contentlandschaft in Unternehmen, die meist geprägt ist durch den Einsatz von heterogenen, oft spezialisierten CMS, DMS sowie Web-Contentmanagement-Systemen. Dadurch kann das Potential aus Sicht innovativer Ansätze, Automatisierung, Anwendung von KI und Senkung der Betriebskosten nicht voll ausgeschöpft werden.

Die Lösung hierfür liegt in einem gut strukturierten, ganzheitlichen und dynamischen Content- und Dokumentenmanagement (inkl. Governance und Security) über den gesamten Lifecycle hinweg. Contentmanagement stellt Unternehmen jedoch vor große Herausforderungen:

  • Wildwuchs: Die Suche nach spezifischen Dokumenten ist mühsam, Ablagestrukturen folgen keinem klaren Schema, ein Dokument hat verschiedene Versionen​

  • Fehlende Kenntnis: Mitarbeitende kennen die Ablagestruktur und die Vorteile der Cloud nicht, Dokumente werden oft noch lokal auf dem Desktop gespeichert

  • Fehlende übergreifende fachliche Sichten: Die meist technisch getriebenen Ablagestrukturen enthalten z.B. selten alle Dokumente, Korrespondenz bzw. Reklamationen zu einzelnen Kund:innen

  • Verschiedene Systeme ohne Verknüpfung: Teure und ineffiziente Nutzung, ständiger Wechsel zwischen den Systemen (schlechte Usererfahrung)

  • Mangelndes Vertrauen: Bei Zugriffsschutz, Handhabung von sensiblen Daten intern wie extern sowie der Einhaltung von Compliance-Anforderungen

     

Diese Problematiken durchziehen das gesamte Unternehmen, denn alle Mitarbeitenden arbeiten täglich mit den unterschiedlichsten Dokument- und Dateiformaten. Verschiedene Zielgruppen stellen dabei verschiedene Anforderungen an eine zentrale Contentmanagement-Plattform:

Mitarbeitende in HR & Legal

Sicheres, compliance- und rechtskonformes Arbeiten mit Dokumenten

IT-Abteilung

All-in-one Lösung: technisch, administrativ, effizient

Entscheidungs-träger:innen

Innovative, zukunftsgerichtete Lösung, die Kosten senkt und Effizienz steigert

Fachbereiche

Intuitive, integrierte Lösung, „Info at your fingertips“

Projektbeteiligte

Direkter Zugriff auf alle Informationen eines Projektes - ob Dokumentation, News oder Rechnungen

All-in-one Lösung: Content Hub auf Basis von M365

Genau hier setzen wir mit unserem M365 Content Hub an: Dieser kann als Basis dienen für die schnelle Umsetzung verschiedenster vorgangsbezogener Anwendungen Ihrer Fachbereiche wie z.B. Kundenprojekte, Entwicklungen, Legal Matter Management, Vertragsmanagement oder Beratungsvorgänge. Dabei zeichnen sich alle fachlichen Ausprägungen des Content Hub für die Nutzer:innen durch ein ähnliches Nutzungserlebnis und sich wiederholende Interaktionen aus. Ein konkretes Beispiel stellt unser Legal Matter Hub dar.

Beispielhalfter Aufbau eines Content Hub auf Basis von Microsoft 365

Microsoft 365 ist ein echter Allrounder und bildet daher die optimale Grundlage für ein effizientes und vernetztes Content- und Dokumentenmanagement. Allen voran SharePoint und Microsoft Teams als flexible, webbasierte Plattformen spielen eine wichtige Rolle, aber auch Technologien wie MS Graph, Purview oder Copilot kommen zum Einsatz. Die M365 Plattform hat sich insgesamt zu einem mächtigen Werkzeug zur Verwaltung von Inhalten und zu einer Prozessplattform entwickelt – inkl. integrierter Sicherheits- und Compliance-Werkzeuge, um die Inhalte sicher und rechtskonform zu verwalten. novaCapta ergänzt diese Fähigkeiten um optimierte fachliche und vorgangsgetriebene Strukturen, die einen einfachen, intuitiven Zugang zu den Inhalten ermöglichen. Zudem gewährleisten wir durch unsere Lösungskomponenten eine Standardisierung der Inhaltsstrukturen und ermöglichen eine Kontrolle des Content Lifecycles.

Unter der richtigen Nutzung wird so aus Ihrem Microsoft 365 der nC M365 Content Hub. Mit diesem stellen Sie sicher, dass Ihre Inhalte in Zukunft strukturiert, auffindbar, durchsuchbar, sicher und nahtlos integriert sind.

Intelligentes Contentmanagement mit KI

Künstliche Intelligenz birgt gerade im Bereich Content- und Dokumentenmanagement enormes Potential und unterstützt bei folgenden Use Cases: 

Generativ

Generierung neuer Inhalte und Zusammenfassungen, Erstellung ähnlicher Dokumente (z.B. SOWs), Unterstützung bei der Redaktion von Inhalten

Analyse & Extraktion

Belegerkennung, Verarbeitung, Klassifizierung von Dokumenten

Analyse & Bewertung

Risikobewertung von Vorgängen, Vorhaben und Dokumenten, Erkennung von Compliance- und Security-Risiken, Sentiment Analyse

Finden & Recherchieren

Textanalyse zur Recherche von Entscheidungsfindungen, Visualisierung von komplexen Sachverhalten und Beziehungen

Passend dazu weitet Microsoft nun auch Copilot for M365 auf SharePoint und OneDrive aus: Agents (vorgefertigt oder customized für einen bestimmten Zweck) können Ihnen Dokumente oder Dateien zusammenfassen oder vergleichen, relevante Informationen extrahieren, Fragen beantworten, FAQs generieren und als Sparringspartner gemeinsam mit Ihnen neue Ideen generieren. Ihre selbst erstellten Agents können Sie problemlos mit Ihre Kolleg:innen teilen und somit Wissenstransfer und Zusammenarbeit fördern. 

KI kann ihr volles Potential aber erst dann entfalten, wenn ein gut strukturiertes Content Management vorhanden ist – es handelt sich also um eine wechselseitige Beziehung. Gerade wenn KI im Einsatz ist, müssen Dateien und Dokumente jedoch entsprechend geschützt werden. Ein Content Hub auf Basis von Microsoft 365 bietet Ihnen umfangreiche Security, Risk und Compliance Lösungen, mit denen Sie:

  • Gesetzliche/rechtliche Auflagen und Vorgaben erfüllen​
  • Unternehmensdaten schützen und Lifecycle-Management vereinfachen​ (Information Classification/Labeling & Protection, Data Loss Prevention)
  • Monitoring- und Kontroll-Zentren und Governance-Prozesse aufsetzen

Welche Vorteile bietet der M365 Content Hub?

Mit seiner Ganzheitlichkeit bietet der Content Hub auf Basis von Microsoft 365 Erfolgsfaktoren in jedem Bereich des Content- und Dokumentenmanagements. Auf diese Weise erleben Sie eine sichere, umfangreiche und innovative Nutzung von Unternehmensinhalten:

  • Einfachheit & Nutzungstiefe durch das Arbeiten in den bekannten M365 Tools und wiederkehrenden, standardisierten Strukturen sowie fachlichen und vorgangsgetriebenen Sichten
  • Unternehmensweite Reichweite durch Dashboards, fachliche Sichten, eine klare Struktur und Navigation sowie Mail-Ablage in allen digitalen Kanälen
  • Hoher Nutzungsgrad durch Content, Prozess und Application Integration und die Möglichkeit, auch Umsysteme wie ERP und CRM in die Arbeitsabläufe zu integrieren
  • Kontrollierter Betrieb durch Content Lifecycle Management, Backup, Archiv und die dazugehörige Governance
  • Schutz & Vertrauen durch Access Management, Security Dienste, Privacy und Compliance Regelungen und Datenschutz
  • Neues generieren durch die Nutzung von AI-Dokumentenautomatisierung, MS Copilot, ChatGPT und Azure OpenAI Möglichkeiten sowie umfangreiche Suchen
  • Kosten einsparen durch eine höhere Nutzungstiefe des lizensierten M365 Arbeitsplatzes und die Reduzierung der heterogenen Systemlandschaft (und verbundener Lizenzkosten)
Vorteile und Funktionsweise des M365 Content Hub

Weitere Komponenten für Ihren M365 Content Hub

In unseren Projekten hat sich gezeigt, dass M365 eine weitreichende Abdeckung beim Content Management erreichen kann, aber an manchen Stellen auch an seine Grenzen stößt. Deshalb haben wir ergänzende Lösungskomponenten entwickelt  diese ermöglichen es, effektiver Dokumente abzulegen, Standardstrukturen und deren Governance einzuhalten sowie die fachlichen Einstiege bereitzustellen. Je nach Bedarf können folgende beispielhafte Lösungsbausteine die M365 Standard Dienste ergänzen:

Outlook Add-In
Mock-up des novaCapta Outlook Add-In für den M365 Content Hub

Unser Outlook Add-In ermöglicht es Ihnen, Mail-Korrespondenzen und/oder -Dateien in den entsprechenden Ablagebereichen zur Verfügung zu stellen und damit das übergreifende Unternehmenswissen zu erweitern.

Fachliches Navigieren
Mockup der BP-Navigation für den M365 Content Hub

Unsere BP-Navigation sorgt für übersichtliche fachliche Navigations- und Ablagemechanismen. Je nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren wir verschiedene Einstiege zu den unterschiedlichen Informationsbereichen über fachliche Strukturen (z.B. Teambereiche, Projekte, Produktwelten etc.).

Darüber hinaus ist auch jederzeit eine vorgangsbezogene Ablage möglich.

Metadatenmanagement
Mock-Up der Lösungskomponente Metadatenmodell und -management für den M365 Content Hub

Unser ganzheitliches Metadatenmodell und -management können Sie zur Anreicherung von Daten nutzen. Unsere Lösungskomponente nC Doc-View-and-Action ermöglicht Ihnen dann eine dynamische, metadatengetriebene Dokumentenanzeige inkl. Suche, fachlichen Filtern und Dokument Aktions-Menü.

Arbeiten in Vorgängen
Screenshot nc Content Hub:  Lösungskomponente für die Arbeit in Vorgängen

Im Kontext eines  Vorgangs können Sie Uploads inkl. Vererbung von Metadaten vornehmen und optional eine manuelle Abfrage von bestimmten Dokumentdaten durchführen. 

 

Governance & Provisionierung
Screenshot novaCapta Provisioning Engine

Anwendungen wie Microsoft Teams oder SharePoint sollten Sie immer an Ihre interne Arbeitsweise anpassen, d.h. Ihre bewährten Strukturen und Prozesse in Ihren Modern Workplace übertragen. Mit unserer Lösung novaWorxx können Sie eine Governance in Form von Vorgaben und Regeln ergänzen, Templates nach Ihrem Bedarf erstellen und provisionieren sowie den Lifecycle von Teams und Sites verwalten – so schaffen Sie die Voraussetzung für eine nachhaltige Zusammenarbeit in Ihrer Cloud.

So setzen wir Ihren M365 Content Hub auf

Ausgangssituation und Zielbild sind bei jedem Unternehmen anders. Deshalb nutzt unser M365 Content Hub zwar die Standardmittel von Microsoft, lässt sich aber bzgl. Umfang und Fokus genau auf Ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden – vom fachlichen Sichten (Ablageorte) und suchgetriebenen Dashboards über eine kontextuell eingebettete, integrierte Dokument- und Contentmanagement-Plattform bis hin zu einem ganzheitlichen Content Hub auf Basis des gesamten M365 Service (inkl. der Nutzung von Umsystemen wie ERP, CRM-Suite).

Wir erarbeiten mit Ihnen eine passgenaue Lösung und orientieren uns dabei an folgenden Schritten:

 

Analyse

Aufnahme der Ist-Situation und Anforderungen verstehen

Nutzungsdefinition & Roadmap

Entwicklung des Zielbilds, Regeln & Prozesse definieren

Einführung

Etablierung der M365 Content Hub Strukturen und Prozesse

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf

Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne in einem unverbindlichen Gespräch zu den für Sie passenden Lösungen. Hinterlassen Sie einfach Ihre Kontaktdaten, wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.

Businessman using computer laptop working and reviewing document reports at office workplace. legal expert, professional lawyer reading and checking financial documents or insurance contracusinessman using computer laptop working and reviewing document reports at office workplace. legal expert, professional lawyer reading and checking financial documents or insurance contract
Offering

Angebot: Microsoft 365 ​Content Hub

Ein stringentes Content- und Dokumentenmanagement steht für effiziente unternehmensweite Zusammenarbeit, und in Zeiten der KI ermöglicht es, generative Content Prozesse aufzusetzen. Unsere All-in-one-Lösung: ein Content Hub auf Basis von Microsoft 365.

business people and lawyers discussing contract papers sitting at the table. Concepts of law, advice, legal services. in morning light
Leistung

Legal Matter Management mit Microsoft 365

Die Digitalisierung von Legal Matter Management und Legal Intake birgt Herausforderungen. Unser ganzheitlicher ALegal Matter Hub auf Basis von Microsoft 365 ist nahtlos in Ihre Umgebung integriert und steigert dadurch die Effizienz Ihrer Legal-Abteilung nachhaltig.

Smiling middle aged executive, mature male hr manager holding documents using laptop looking at pc computer in office at desk, checking financial data in report, doing account paper plan overview.
Blog 30.09.24

Warum KI ein stringentes Contentmanagement benötigt

Ein ganzheitliches Content- und Dokumentenmanagement ist wichtig, damit KI ihr volles Potential ausschöpfen kann. Warum dies so ist und wie Sie das Thema erfolgreich angehen, erklärt unser Experte Wolfgang Raestrup im Video-Interview.

Shot of a Laptop Computer Showing Online Lecture with Portrait of a Cute Male Teacher Explaining Math Formulas. It is Standing on the Wooden Desk in Stylish Modern Home Office Studio During Day.
Leistung

Unternehmenseigene Videoportale in Microsoft 365

Unternehmenseigene Videoportale helfen Ihnen, Ihre visuellen Kommunikationsmittel zu verwalten und allen Mitarbeitenden barrierefrei zur Verfügung zu stellen.

Business people analysing a financial report together. Two business people discussing in an office
Event Archive

Microsoft Panel: Mit M365 durch das Content-Chaos

Im Microsoft Panel am 3. Dezember erfahren Sie, wie Sie das Potenzial Ihrer Dateien & Daten steigern und die Basis für den Einsatz von KI legen. Jetzt kostenlos zum Online-Event anmelden.

Dec 03
Eisenleger bei der Arbeit
Referenz

Berner Baumeisterverband: Zum Digital Workplace mit M365

Der Berner Baumeisterverband hat seinen modernen digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365 geschaffen. Dank Teams, Intranet und strukturiertem Datencenter in der Cloud ist nun eine flexible und transparente Arbeitsweise möglich.

Eine Frau, die mit einem Laptop auf einem Stuhl sitzt
Technologie Kompetenz

Microsoft SharePoint

Egal ob On-Prem, SharePoint Online als Teil von Office 365 oder Hybrid: Wir erfüllen alle Ihre individuellen Anforderungen und Wir richten Ihnen SharePoint als moderne Collaboration-Plattform ein.

Zwei Bauarbeiter begutachten eine Baustelle
Referenz

Kissling + Zbinden: Zentrales Arbeiten in «Projektraum 365»

Zusammen mit novaCapta hat Kissling + Zbinden «Projektraum 365» implementiert, welcher die gemeinsame Projektarbeit durch Zentralisierung und Automatisierung vereinfacht. Darüber hinaus ermöglichen Microsoft Intune & Defender ein ganzheitliches Endpoint Management und Security.

Young happy couple. Boyfriend and girlfriend using laptop together.
Leistung

Collaboration-Tools & Software für mehr Effizienz

Sie wollen die digitale Zusammenarbeit optimieren? Als Spezialisten in der Umsetzung von Intranet- & Kollaborationsumgebungen begleiten wir Sie im gesamten Prozess von der Analyse bis zur Umsetzung.

novaCapta Intranet Angebote
Leistung

Unsere Intranetangebote auf SharePoint Basis

In der digitalen Arbeitswelt sind effiziente Kommunikationsplattformen entscheidend für den Unternehmenserfolg. SharePoint Online bietet die perfekte Basis für leistungsstarke Intranets.

novaCapta Intranet Angebot: CUSTOM
Leistung

Unser Intranetangebot CUSTOM

Wir schaffen gemeinsam die Basis für Ihr erfolgreiches Intranetprojekt​. CUSTOM ist unsere maßgeschneiderte Lösung für Ihre mittleren bis sehr großen Intranetprojekte bei denen die Anforderungen komplex oder ggf. noch nicht im Detail definiert sind. Denn im Gegensatz zu CORE und ADVANCED wird Ihr CUSTOM Intranet Angebot – und somit auch der Projektablauf – genau auf Ihre individuellen Anforderungen zugeschnitten. Daher bieten wir im Rahmen von CUSTOM eine Vorprojektphase an

novaCapta Intranet Angebot: CORE
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Unser Intranetangebot CORE

Eine solide Grundlage für Ihr Unternehmens-Intranet. CORE ist unsere nahezu schlüsselfertige Lösung für kleine Intranet Projekte, die in kurzer Zeit einsatzbereit ist.

Landqart AG, Headbild, Grüne Noten
Referenz

Landqart: Mit M365 zum Modern Workplace

Mit einem strategischen Einsatz von Microsoft-Lösungen zum Modern Workplace: Von der M365-Migration über den gezielten Einsatz von Change & Adoption Massnahmen bis hin zu Teams-Governance und Power Platform-Automatisierung.

novaCapta Intranet Angebot: ADVANCED
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Unser Intranetangebot ADVANCED

Ein Standard-Intranet nach Ihren Vorstellungen​. ADVANCED ist unsere flexible Lösung für mittlere bis große Intranetprojekte, die mit einer Konzeptionsphase beginnt und durch iterative Weiterentwicklung einen erweiterten Funktionsumfang bietet.

Mouintainbike mit DTSwiss Komponenten in den Bergen
Referenz

DT Swiss: Microsoft 365 – So geht modernes Intranet

DT Swiss hat mit einem neuen Intranet auf moderner Office 365 Umgebung die Vorteile aus beiden Welten vereint – unter Anleitung der Experten von novaCapta.

Microsoft 365 Panel der novaCapta
Leistung 20.02.25

Migration von Confluence zu SharePoint

Atlassian Confluence und Microsoft SharePoint teilen viele Gemeinsamkeiten. Trotzdem kann es gute Gründe geben, um von Confluence auf SharePoint umzusteigen. Mit unserem novaCapta Migration Tooling lassen sich Dateien, Spaces, Chats etc. größtenteils automatisiert in Ihre Microsoft 365 Landschaft migrieren.

Happy male business team leader talking to employees at corporate meeting, discussing work project, sharing jokes, laughing. Positive mentor training diverse group of interns, having fun
Blog 16.11.23

Tipps & Tools für eine erfolgreiche interne Kommunikation

Firmenevents sind für viele Unternehmen ein Highlight, bergen jedoch Herausforderungen für die interne Kommunikation. In unserem Blogbeitrag zeigen wir, wie und mit welchen Tools novaCapta diese Aufgabe gemeistert hat.

Verlegung von Majcoat durch Dachdecker
Referenz

SIGA: Mehrsprachige Zusammenarbeit per Microsoft 365

Mithilfe der novaCapta wurde der Aufbau einer modernen, nachhaltigen Zusammenarbeits- und Kommunikationsplattform für den weltweiten Einsatz in mehreren Sprachen gestaltet.

Eine Frau nimmt über Microsoft Teams per Mobiltelefon an einer Onlinebesprechung teil.
Leistung

Migration von HCL Connections zu MS Teams und SharePoint

Ihr Weg von HCL Connections zu M365: Zusammen mit Ihnen erarbeiten wir die für Sie passenden Zielsysteme in Microsoft 365, wie z.B. Teams oder SharePoint, sorgen für einen reibungslosen Übergang und haben Ihre Nutzer:innen stets im Blick.

Ein Team arbeitet offline zusammen, indem sich die Mitglieder ungezwungen austauschen.
Technologie

Microsoft 365

M365 ist die Kombination der bekannten Office-Software mit Webanwendungen und der Nutzung der Microsoft Cloud. Office 365 bietet Ihnen im Unternehmen die Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu verbessern.