Krone: eine Plattform für smartes Arbeiten

Großer Mehrwert der Microsoft Cloud

Die Bernard Krone Holding SE & Co. KG ist ein deutsches familien- und inhabergeführtes Unternehmen in den Bereichen Landtechnik und Nutzfahrzeuge. Mitte 2019 stand das Unternehmen vor zahlreichen Herausforderungen: „Wir hatten eine sehr breite Software-Landschaft mit vielen verschiedenen Tools, Applikationen und Versionen. Daraus resultierten Kompatibilitätsprobleme sowie erschwerte Arbeitsabläufe. Auch hatten wir einen großen Bedarf an Lösungen für eine bessere Kommunikation im Unternehmen, für Videokonferenzen, für das gemeinsame Arbeiten an Dateien sowie für eine effiziente Zusammenarbeit auch über unterschiedliche Endgeräte“, erklärt Vitali Kusnirenko, Projektleiter bei Krone, die Ausgangssituation.

Auch wenn das Unternehmen in der Vergangenheit der Cloud-Technologie mit Vorsicht begegnete, sah das Unternehmen zunehmend den Mehrwert der neuen Technologie und wagte mit novaCapta als Strategie- und Lösungs-Partner an seiner Seite den Schritt in die Microsoft Cloud.

Change Management von Anfang an

Das Vorhaben von Krone war groß und so war es dem Unternehmen bewusst, dass solch ein grundlegender Wandel im Unternehmen durch ein professionelles Change Management begleitet werden muss. Auch hier entschied sich Krone für die Zusammenarbeit mit den Expert*innen der novaCapta. Gemeinsam erarbeitete die Projektgruppe eine genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmte Change-Strategie. Im Mittelpunkt stand dabei das Key-User-Konzept, bei dem im Unternehmen Guides intensiv geschult und ausgebildet wurden, die in den einzelnen Bereichen später als Ansprechpartner*innen der weiteren Mitarbeitenden fungierten. Zudem ist das Unternehmen direkt von Anfang an eine Kommunikationsstrategie gefahren, bei der die anstehenden Veränderungen frühzeitig und Schritt für Schritt an die Mitarbeitenden kommuniziert wurden. Hierfür kamen Maßnahmen zum Einsatz, wie etwa einer eigenen Landingpage u.a. mit Informationen, FAQs, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Erfolgs-Videos zu den einzelnen Tools. Mit diesen Maßnahmen gelang es Krone, die Mitarbeitenden frühzeitig an die Hand zunehmen, sodass die neuen Technologien heute im Unternehmen eine hohe Adaptation und Akzeptanz erfahren.

Effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation mit Teams

Durch die Einführung von Microsoft 365 konnte das Unternehmen zahlreiche Probleme aus der Vergangenheit lösen: Die Möglichkeit der Nutzung moderner Tools und Funktionalitäten, weitreichende System-Kompatibilität, das Wegfallen von Updates und die Möglichkeit des Arbeitens auch über mobile Endgeräte. Den größten Mehrwert der M365 Einführung sieht das Unternehmen heute in der Einführung von MS Teams. Teams hat sich zum wichtigsten Kommunikationstool im Unternehmen etabliert. Vitali Kusnirenko erläutert: „Wir nutzen Teams umfassend als Dateiablage, für die Terminorganisation, für einzelne Meetings und große Konferenzen. Wir nutzen es über Abteilungen und Standorte hinweg, mit externen Partnern sowie über diverse Endgeräte. Teams erleichtert unsere Kommunikation und unseren Arbeitsalltag enorm. Es wirkt sich positiv auf die Zusammenarbeit und die Vernetzung der einzelnen Mitarbeitenden im gesamten Unternehmen aus. Auch der pandemiebedingten Home Office-Situation konnten wir auf diese Weise gut begegnen.“

Provisionierung

Um die Bereitstellung von virtuellen Kollaborations- und Projekträumen, der Governance und des Lebenszyklus innerhalb der M365 Anwendungen noch effizienter zu gestalten, entschied sich Krone zudem für die Einführung eines Provisioning-Tools von novaCapta. Mit dem Provisioning-Tool ist das Erstellen der Teams-Räume an ein Berechtigungsverfahren geknüpft, sodass das Unternehmen das User-Verhalten innerhalb von MS Teams noch besser steuern und die Kontrolle über entstehende virtuelle Räume behalten kann. Auf diese Weise wird die Zusammenarbeit auf Basis von M365 noch effizienter gestaltet.

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