Der Berner Baumeisterverband hat gemeinsam mit novaCapta seinen modernen digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365 geschaffen. Dank Teams, Intranet und sicherem und strukturiertem Datencenter in der Cloud ist nun eine flexible und transparente Arbeitsweise möglich.
- Dokumente lagen auf zwei Fileservern ab und wurden über die Citrix Cloud bearbeitet
- Kommunikation und Kollaboration liefen bisher über E-Mail, Telefon und physische Meetings
- Die häufige Zusammenarbeit mit Externen erfordert eine klare Zugriffsberechtigung – sowohl in Bezug auf Device Management als auch Dokumentenmanagement
- Umfassender Technologiewechsel benötigt eine nachhaltige Begleitung der Mitarbeitenden
- Einführung von M365 und Migration in Azure
- Etablierung von Microsoft Teams als zentrales Tool für Zusammenarbeit inkl. novaWorxx mit vorgefertigten Templates
- Aufbau eines übergeordneten Dokumentensuchcenters mit PnP Modern Search & SharePoint
- Integration des SharePoint Intranets in Teams über Viva Connections
- Einführung von Microsoft Intune inkl. Conditional Access & MFA
- Zentraler Ort für Kommunikation & Kollaboration
- Einheitlichkeit & klare Strukturen durch Teams-Templates
- Flexible Arbeitsweise mit schnellerem und transparentem Informationsaustausch

«Mit Microsoft 365 ist unsere Arbeitsweise deutlich flexibler und einfacher geworden: Unsere Mitarbeitenden haben nun untereinander mehr Kontakt – vor allem mit den ausgelagerten Ausbildungsstätten – und der Informationsaustausch gelingt viel schneller.»
Rebeca Nacht
Bereichsleiterin KommunikationBerner BaumeisterverbandDie Gremienkommunikation optimieren: So lautete das Ziel beim Berner Baumeisterverband. Schnell war mit Microsoft 365 eine Lösung und mit novaCapta ein passender Partner zur Einführung gefunden, doch in intensiven Gesprächen und während eines Cloud-Readiness-Workshops zeigte sich, dass das Projekt auf den gesamten Verband ausgeweitet werden muss. Wie so viele Unternehmen hatte der Berner Baumeisterverband während der Pandemie Microsoft Teams eingeführt, doch wurden mit der Chatfunktion und Videomeetings keineswegs alle Möglichkeiten ausgeschöpft. Stattdessen lief die Kommunikation innerhalb der Geschäftsstelle und mit den Ausbildungsstätten weiterhin klassisch über Mail, Telefon und physische Meetings; Dokumente lagen auf zwei Fileservern ab und wurden über die als VPN agierende Citrix Cloud bearbeitet. Deshalb wurde die gesamte Kommunikations- und Kollaborationsarchitektur mit M365 sicher und stabil, aber dennoch flexibel gestaltet.
Migration: 250 GB Daten in die Microsoft Cloud
250 GB – diese Menge an Dokumenten sollte von den beiden Fileservern in die Microsoft Cloud umziehen. Daher unterstützte novaCapta zunächst bei einer umfangreichen Migrationsanalyse und -konzeption; die Migration selbst führte der Berner Baumeisterverband in Eigenregie durch.
Teams ist nun die zentrale Arbeitsplattform beim Verband. Für eine klare Struktur wurden vorgefertigte Templates für die Bereiche Gremien, Abteilungen und Projekte inkl. Lifecycle Management und Governance mit dem Provisionierungstool novaWorxx eingeführt. Jedes Team besteht aus einem frei zugänglichen Kanal «Allgemein» und einem «Internen», für den nur bestimmte Personen Zugriffsrechte besitzen – dies ist vor allem für Gremien und Projekten wichtig, da hier oft mit externen Partnern zusammengearbeitet wird.
Klare Zugriffsberechtigungen waren nicht nur innerhalb von Teams gewünscht, sondern auch für die genutzten Endgeräte. Bisher überhaupt nicht verwaltet, wurden diese an Microsoft Intune angebunden und Conditional Access sowie Multi-Faktor-Authentifizierung über App und SMS eingeführt.
Zentrales Dokumentensuchcenter direkt in Teams
Um die grosse Anzahl an Dokumenten klar zu strukturieren und verfügbar zu machen, hat novaCapta ein zentrales Suchcenter auf Basis von PnP Modern Search und SharePoint implementiert. Das Suchcenter ist zudem als Registerkarte in allen Teams-Kanälen angeheftet, dort sind bereits die jeweils passenden Filtereinstellungen vorgenommen; es lässt sich aber auch global über ganz Teams nach Dokumenten suchen. Die entsprechenden Metadaten zum Auffinden der Dokumente werden einerseits automatisch von Teams vergeben, andererseits wurden in einem Workshop die Informationsarchitektur sowie ein Metadaten- und Suchkonzept ausgearbeitet – individuell auf die Bedürfnisse des Verbands zugeschnitten.
Zum Schutz dieser Dokumente wurde eine starke Governance und Compliance mithilfe von u.a. Microsoft Purview (Verschlüsselung in Intern/Öffentlich), Activity Explorer und Azure Information Protection aufgebaut.
Eine ganzheitliches Collaboration Tool wird immer auch flankiert von einem Intranet, das die Mitarbeitenden stets auf dem neuesten Stand hält. Das Berner Baumeister-Intranet wurde in SharePoint umgesetzt und beinhaltet News, Events, Dokumente und wichtige Unternehmensinformationen. «Dank unseres Intranets können wir Informationen aus Sitzungen schnell breit streuen und müssen keine langatmigen Protokolle mehr erstellen. Im Gegenzug wissen unsere Mitarbeitenden immer, wo was publiziert wird», erklärt Rebeca Nacht, Bereichsleiterin Kommunikation beim Berner Baumeisterverband. Der Clou: Über Viva Connections ist das Intranet in der Teams-Seitenleiste integriert und die Mitarbeitenden können jederzeit bequem über Teams zugreifen – auch mobil. Für die Veröffentlichung von News im Intranet oder auch allgemeine Genehmigungsprozesse in Teams wurden mit Power Automate kleinere Workflows automatisiert.
Massnahmen für einen nachhaltigen Change
Eine solch weitreiche Veränderung der Arbeitsweise darf niemals nur technisch vonstattengehen, wie auch Rebeca Nacht erkannt hat: «Die grösste Herausforderung bestand darin, unsere Mitarbeitenden zu einem Tool abzuholen, das zwar eigentlich intuitiv nutzbar ist, an das sich sie sich aber erst gewöhnen müssen». Daher hat novaCapta die Einführung von M365/Teams als zentrale Arbeitsplattform mit entsprechenden Change Massnahmen begleitet – von der Erarbeitung eines Key User Konzepts über Schulungen (Key User und Enduser) bis hin zur kommunikativen Begleitung der einzelnen Schritte.
Der Change Prozess wird noch weitergehen: Im nächsten Projekt steigt der Berner Baumeisterverband auf Teams-Telefonie um. Die digitale Transformation zu M365 bildete dafür die notwendige Grundlage.
Eingesetzte Technologien
Kundenprofil
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Der Berner Baumeisterverband ist der Branchenverband des Berner Bauhauptgewerbes. Er vertritt die Interessen seiner rund 200 Mitglieder gegenüber verschiedener Anspruchsgruppen und agiert als Netzwerker in der Politik und Wirtschaft. Darüber hinaus stellt er die überbetriebliche Ausbildung des Berufsnachwuchses sicher und fördert die Weiterbildung des Baukaders.
Erfahren Sie mehr
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Dräger: Der Weg zum digitalen Arbeitsplatz mit M365
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Landqart: Mit M365 zum Modern Workplace
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Ohne Digital Workplace keine digitale Transformation
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Digital Workplace mit O365

RMB Group: Valo-Intranet als moderne Kommunikationsplattform
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Erni Gruppe: digitale Transformation gemeistert
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Storengy: Intranet-Relaunch auf Basis von SharePoint
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Schwäbisch Hall: Moderne Arbeitswelt in der Cloud mit M365
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Mit Change Communication zum Digital Empowerment
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Vitesco Technologies: Von HCL Connections zu M365
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Kissling + Zbinden: Zentrales Arbeiten in «Projektraum 365»
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Birchmeier: Zentralisierte Arbeitsplattform in MS Teams
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SIGA: Mehrsprachige Zusammenarbeit per Microsoft 365
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Unternehmenseigene Videoportale in Microsoft 365

novaCapta Adoption Service für M365
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GVB: Automatisierte Prozesse für Kunden und Mitarbeitende

Vitra: mit Modern Workplace mobil & produktiv
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Müller Frauenfeld: Digital Workplace durch Microsoft Teams
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Tecan: ein Kommunikationskanal für alle
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Microsoft 365 Content Hub
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Software Asset Management für M365 - Festpreisangebot
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Union Investment: Integrierte Governance in M365
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FAQ: Antworten zum „neuen“ M365 Copilot Chat
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Vitra AG: Schnell und einfach auf Produktdaten zugreifen

Nahtlose Workflow-Integration in das M365-Ökosystem
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M365 (Multi) Tenants Management mit AvePoint EnPower

"Ein Intranet ist keine Nebentätigkeit"
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Digital Workplace Tour mit Valo und Office 365 in Zürich
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Modern Workplace: Erste Schritte zum modernen Arbeitsplatz
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Microsoft 365 Graph – Das Gateway zu Ihren Daten in M365
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Oerlikon Metco: Microsoft 365 pusht Knowledge-Portal
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Concordia: Beratung zum digitalen Arbeitsplatz
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Managed Services
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Mit professioneller Begleitung erfolgreich in die Cloud
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Solana: Weltweit verfügbares Intranet in unter zwei Monaten
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M365 Copilot Vision & Value Workshop
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Überblick: Was kann Microsoft Dynamics?
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KWS: Bessere globale Mitarbeiterkommunikation mit Valo
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Legal Matter Management mit Microsoft 365
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„Wir wollten unser Teamwork moderner gestalten“
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Stadt Zug: Mit Valo und Teams in die Schweizer Cloud
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IT-Modernisierung und -Strategie
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Microsoft Teams Telefonie für Ihr Unternehmen einrichten
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DT Swiss: Microsoft 365 – So geht modernes Intranet
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Unternehmensgruppe Theo Müller: Ein Intranet für alle
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Angebot: SharePoint Migration
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RheinEnergie: Change & Adoption für Microsoft Teams
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10 Must-haves im Change Management
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Steiff Gruppe: IT-Sicherheit in der Microsoft Cloud
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Digital Work in Krisenzeiten
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PAYONE: neues modernes Intranet

BLT: Optimierte Projektkommunikation per Microsoft Teams
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Aufbau einer Endpoint Management Strategie

Das Einmaleins zum Aufbau eines Intranets

Microsoft 365 Enterprise Wiki für Wissensmanagement

Chemgineering: Geräte- und Kontenverwaltung in der Cloud

login Berufsbildung AG: Marketingaktivitäten sichtbar machen

Sprechen Sie Microsoft Copilot?
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Microsoft Teams für digitale Zusammenarbeit
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Krombacher & novaCapta stoßen weitere Zusammenarbeit an
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Cloud Solution Provider

Carglass®: Gescannt, gebucht und eingeloggt

STIHL: Unkomplizierte Ablage von E-Mails in SharePoint
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Bahninfra: Effizientere Arbeitsprozesse durch Power Apps

Wie Viva Learning Lernen im Arbeitsalltag möglich macht

Collaboration-Tools & Intranet Lösungen
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Heidelberger Druckmaschinen AG: SharePoint-Kollaboration

Executive Dashboard

Collaboration

Cloud-Infrastruktur: Microsoft Azure Beratung

Microsoft Ignite 2024: Das sind unsere Highlights
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Wie Viva Connections das Intranet sozialer macht

Aurubis: Neues Mailsystem & Kollaborationslösung
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Agiles Arbeiten mit der Power Platform

Microsoft Office Upgrade Workshop
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Custom Solutions für MS Teams Workshop
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Intranet für Firstline Worker – das mobile Intranet

Hensel: Modernes und sicheres Mobile Device Management
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