Copilot for Microsoft 365 ist in aller Munde – spätestens seit dem Wegfall der Mindestuseranzahl im Januar. Der KI-Assistent verspricht mehr Effizienz, Schnelligkeit und Produktivität in den Microsoft 365 Lösungen wie Word, Excel, PowerPoint und damit im direkten Arbeitsalltag. Doch hält Copilot for M365, was es verspricht? Welche Dos & Don'ts sollte man beachten? Auch bei der novaCapta läuft aktuell eine erste Pilotphase. Vier Kolleg:innen teilen ihre Erfahrungswerte und Best Practices.
Best Practices für Copilot for Microsoft 365
Wie ist Dein erster Eindruck von Copilot for Microsoft 365? (Usability, Qualität der Antworten, Schnelligkeit etc.)?
Alina: Copilot ist in den einzelnen Microsoft Apps sehr gut integriert und durchaus präsent platziert. Gerade zu Beginn hilft es mir sehr, dass Copilot mich z.B. in Word regelmäßig daran erinnert, dass er da ist und mich unterstützen kann. So komme ich schneller in die routinierte Nutzung.
Sarah: Insgesamt ist Microsoft Copilot noch ausbaufähig, aber er bietet schon tolle erste Ansätze. Dafür, dass das Tool gerade erst am Anfang steht, erkennt man schon jetzt das große Potenzial, das es birgt.
Raoul: Ich war sehr gespannt darauf, wie Microsoft den Einsatz von KI am Arbeitsplatz konkret realisiert. Mit Copilot ist KI für jeden Mitarbeitenden erfahrbar – das ist die Neuigkeit. Copilot wird sich sicherlich noch weiterentwickeln und den Handlungsspielraum für alle ausdehnen.
Wo unterstützt Copilot Dich? Wo gibt es Optimierungsbedarf?
Alina: Mir fällt es leichter, mit Aufgaben zu starten, wenn ich nicht auf dem klassischen „weißen Blatt Papier“ beginne. Mit Copilot kann ich z.B. beim Texten erste Ideen vorformulieren lassen und diese dann weiter ausarbeiten. Das hilft mir extrem, schneller in die Aufgabe hineinzufinden.
Während meiner Briefing-Termine mit unseren Business Units habe ich mir bisher immer selbst Notizen gemacht. Das übernimmt nun Copilot für mich und erlaubt mir dadurch, mich ganz auf das Gespräch einzulassen. Das Tolle dabei: Copilot erstellt eine Zusammenfassung des Termins und notiert gleichzeitig ToDos. Manchmal kommt es dabei noch vor, dass Copilot Punkte festhält, die ich für unwichtig halte. Wenn ich in der Zusammenfassung etwas vermisse, kann ich ihn bei Bedarf aber auch nach spezifischen Punkten aus dem Gespräch fragen.
Sarah: Aktuell bietet Copilot mir die größte Unterstützung beim automatischen Zusammenfassen von Meetings und beim Verfassen von Mailingtexten als Aufschlag zur Weiterverarbeitung – also Aufgaben, die täglich auf meiner To Do Liste stehen und die bisher immer viel Zeit in Anspruch genommen haben.
Optimierungsbedarf sehe ich bei folgenden Punkten:
- Das Ineinandergreifen von Informationen, die verteilt liegen, klappt noch nicht optimal
- PowerPoint ist noch nicht wirklich einsatzfähig, da muss noch einiges getan werden
- Wenn ein Text durch Copilot fertiggestellt wurde, kann er nicht mehr weiter automatisch angepasst werden – das ist noch etwas unhandlich
Raoul: Copilot unterstützt mich vor allem bei repetitiven Aufgaben wie z.B. der Erstellung einer Agenda für Workshops, Einladungsschreiben, Projektinformationen erstellen, Informationen aus Infografiken zusammenfassen, Zusammenfassungen von Team-Meetings etc. Damit ergibt sich mehr Raum und Zeit für Kreativität und konzeptionelle/strategische Aufgaben.
Was noch nicht so gut funktioniert: Es ist noch nicht möglich, Copilot crossfunktional (über App Grenzen hinweg) einzusetzen, ebenso läuft es mit Übersetzungen noch nicht überall rund. Die Auswertung von Teams-Meetings ist aus Sicht der User in Bezug auf Datenschutz (Sentiment Analyse, Beteiligung) noch optimierbar.
Grundsätzlich ist es wichtig, den persönlichen Handlungsspielraum auszuloten, in dem Copilot einen Nutzen bringt und in dem der Aufwand ohne Copilot höher wäre. Eine Studie der Harvard Business School spricht hier von der "Jagged Frontier of AI Capabilities".
Sonja: Copilot hilft mir vor allem bei der Recherche von vorhandenem Content und Assets. Mit Copilot bin ich viel schneller, als wenn ich die Suche händisch durchführe oder die "normale" Suchfunktion verwende. In diesem Sinne ist KI wirklich eine tolle Unterstützung beim Content- und Dokumentenmanagement! Grundsätzlich nutze ich Copilot auch als Extended Suchfunktion.
In zweiter Funktion nutze ich Copilot, um wichtige Punkte aus einem Text "herauszuschälen" und messerscharf für Präsentationen zu formulieren.
Nicht zuletzt kann ich mit Copilot mein Wissen erweitern: Nach einer Antwort frage immer wieder nach, bis ich mir sicher bin, dass ich es verstanden habe. Dann formuliere ich es nochmals in meinen eigenen Worten und frage, ob ich es korrekt verstanden habe. Das ist eine tolle Funktion!
Copilot for M365: Demo, Use Cases und Dos & Don’ts
Nach der Theorie kommt die Praxis: Im zweiten Teil unserer Webinarserie zu Copilot for Microsoft 365 berichten wir aus unserer eigenen Erfahrung mit M365 Copilot und zeigen Ihnen konkrete Use Cases. Was sind unsere Learnings? Für wen ist Copilot aktuell besonders spannend? Was funktioniert sehr gut, was vielleicht noch nicht und worauf sollte man achten? Dabei schauen wir anhand eines live Promptings direkt in Copilot for Microsoft 365 hinein.
Wie lautet Dein Top-Hack bzw. Dos & Don’ts bei der Nutzung?
Alina: Da fallen mir die folgenden drei Aspekte ein:
Austausch
Der größte Hack für mich: der Austausch mit Kolleg:innen. Man kann sich über gut funktionierende Prompts austauschen oder wertvolle Tipps ergattern. Und auch wenn man nicht versteht, warum Copilot bestimmte Dinge tut, hilft es, gemeinsam zu schauen, woran es liegen könnte.
Verschiedene Funktionen
Man sollte immer im Hinterkopf behalten, dass Copilot for Microsoft 365 in jeder einzelnen App etwas anders agiert und auf unterschiedliche Funktionen trainiert ist. Das muss man beim Prompting im Blick behalten – nicht jeder Prompt funktioniert in jeder App gleich gut.
Basis legen
Damit Copilot richtig gut funktioniert, muss die Basis für seine Arbeit gelegt werden. Ein Beispiel aus PowerPoint: Ein Folienmaster muss bestimmte Vorgaben in der Benennung und den Metadaten erfüllen, damit Copilot ihn „lesen“ und mit ihm arbeiten kann.
Sarah: Mein Top Hack ist, sich durch die Copilot Labs zu klicken; das hat mir enorm geholfen, mich auch innerhalb des Promptings zurechtzufinden. Praktischerweise wird Labs bei der Nutzung von Copilot immer direkt verlinkt. Ansonsten empfehle ich: Nicht zu viel auf einmal wollen! Es ist hilfreicher, die Anfrage schrittweise aufzubauen und dabei mit mehreren Prompts zu arbeiten, als alles in einen zu „stopfen“.
Raoul: Chain of Thoughts Prompts führen zu erstaunlichen Ergebnissen. Generell empfehle ich: "Probieren und lernen" und sich dabei an echten Use Cases orientieren. Ich bin zudem gespannt, ob/wie sich das Thema GPTs in Copilot durchsetzen wird – dann werden sich hier sicherlich noch sehr viel mehr Szenarien ergeben.
Last but not least sei noch erwähnt, dass Organisationen das Thema KI zum Anlass nehmen, sich um Silos jeglicher Art zu kümmern und die notwendigen Veränderungen vorzunehmen. Durch KI kann alles durchlässiger und "demokratischer" werden und damit die Potentiale der Mitarbeitenden gehoben werden. Eine tayloristische Sicht der Organisation wird wahrscheinlich zu einer Havarie führen, da KI Aspekte wie Upskilling und Eigenverantwortung fördert und den Menschen befähigt, autark Lösungen zu suchen und zu finden. Daher ist Change & Adoption aus meiner Sicht ein wichtiges Do!
Sonja: Mein Top Hack lautet ganz klar: Copilot als Extended Suchfunktion verwenden! Ich bin absolut begeistert von dieser Möglichkeit. Bei den Dos and Don'ts möchte ich folgende Aspekte hervorheben:
Usern muss klar sein, bei welchen Aufgaben sie Copilot alleine laufen lassen können und wann/wo sie unterstützend eingreifen müssen. Seine größten Stärken besitzt Copilot bei der Suche von Informationen, die oft an verschiedenen Orten liegen, und der Generierung von ersten Ideen auf dem berühmten "weißen Blatt Papier" – hier kann Copilot komplett eigenständig hochwertige Ergebnisse liefern.
Copilot ist ein sehr hilfreiches Tool, aber auch nicht perfekt. Daher gilt: Copilot muss supervised werden! Generierte Inhalte sollten niemals einfach so übernommen werden; im Anschluss sollten User noch einmal "per Hand" über die Inhalte gehen, um z.B. den persönlichen Touch von Texten nicht zu verlieren.
Unsere Expert:innen
Alina Jansen, Strategic Content Managerin im Business Development und Marketing Team, ist seit 2021 Teil der novaCapta. Als Textexpertin für (informations-)technische Themen zeichnet sie sich durch die Fähigkeit aus, komplexe Sachverhalte klar und prägnant zu formulieren. In ihrer Rolle sucht Alina Jansen stetig nach relevanten Themen rund um die Microsoft Technologien und Produkte, die sowohl unsere Units als auch unsere Kunden bewegen und bereitet sie zielgruppenspezifisch auf.
Mit ihrer authentischen Schreibe und einem klaren Fokus auf die Zielgruppe entwickelt sie strategisch durchdachten Content mit einer überzeugenden Story. Dabei profitiert sie nicht nur von ihrer redaktionellen Erfahrung, sondern auch von ihrem technischen und sprachlichen Hintergrund. In ihrer täglichen Arbeit zur Content Erstellung setzt sie dabei zielgerichtet Microsoft Copilot ein.
Alina JansenStrategic Content Managerin
Sarah Kisliuk ist als Change Management Consultant seit Juli 2023 bei der novaCapta und berät Kunden zu Veränderungsprozessen im Bereich Digitalisierung, die laut Sarah Kisliuk nämlich keineswegs als Selbstläufer betrachtet werden dürfen.
In Changeprojekten gestaltet und berät Sarah Kisliuk Kunden unter anderem zu geeigneten Strategien für Manager:innen, um Veränderungen schneller zu bewältigen, zu verschiedenen Methoden für eine tiefe und effiziente Durchdringung von Herausforderungen, um schnell und gezielt Fortschritte zu erzielen sowie zu passenden Change- und Adoption-Kommunikationsmaßnahmen. Aus ihrer langjährigen Berufserfahrung bringt sie die Erfahrung mit, dass dabei immer die Menschen im Fokus stehen müssen. Im Hinblick auf User Adoption Strategien zur Einführung neuer Technologien setzt sie sich stets mit neuen Entwicklungen auseinander, wie beispielweise Microsoft Copilot.
Sarah KisliukChange Management Consultant
Raoul Haagen ist als Senior IT Consultant bei der novaCapta am Standort Hamburg tätig. Mit beruflichen Stationen bereits seit den 1990er Jahren bei namhaften IT-Firmen mit Vorreiterrolle in Deutschland, wie u.a. „GMX“ und „Yahoo“ sowie im Bereich der kundenspezifischen Softwareentwicklung, hat Raoul eine umfassende Expertise in der kundenorientierten Beratung.
Seine langjährige (Berufs-)Erfahrung zu Projektmanagement, Accountmanagement, Leadership, Business Development und vieles mehr setzt er seit 2022 in Kundenprojekten unserer Business Unit Modern Work ein. Dabei kommen ihm nicht nur sein Wissen zu Microsoft 365 und zur Anwendung agiler Methoden (Scrum Master, Product Owner) sowie seine Auszeichnung als Certified OKR Master zu Gute, sondern auch seine Leidenschaft sich stets mit neuen Technologien auseinanderzusetzen, wie zum Beispiel Microsoft 365 Copilot oder auch allgemein mit KI sowie den möglichen Anwendungsfällen auf Kundenebene.
Raoul HaagenSenior IT Consultant
Sonja Wagenbichler, Change Managerin bei der novaCapta Schweiz AG, bringt einen Bachelor of Arts in Wirtschaftswissenschaften mit und ist seit 2021 in der IT-Branche tätig. Seit Oktober 2023 bereichert sie das Team der novaCapta und konzentriert sich in ihrer Rolle vor allem auf die User Adoption durch gezielte Change-Maßnahmen bei digitalen Transformationsprojekten.
Ihre Leidenschaft für die Themen Change und Adoption ist ansteckend und so überzeugt sie in Kundenprojekten oder Workshops auch jede:n Skeptiker:in davon, dass Veränderungen nicht nur herausfordernd sein können, sondern auch die Tür zu neuen Chancen öffnen.
Sonja WagenbichlerChange Managerin
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