Change Management als Erfolgsfaktor

Je schneller Mitarbeitende lernen, eine neue Software richtig zu bedienen, desto schneller gelangt das Unternehmen zu einem optimalen Verhältnis zwischen Investition und Fortschritt. Um die Umstellung von Lotus Notes (HCL) auf Microsoft 365 zu meistern, beauftragte die TDK Electronics AG daher novaCapta mit einem begleitenden Change Management.

Nachdem der japanische Mutterkonzern der TDK Electronics AG von Lotus Notes (HCL) auf Microsoft 365 umgestiegen war, stand der Wechsel auch bei dem deutschen Tochterunternehmen an. Die TDK Electronics steuert von Deutschland aus weltweit 7.500 User, die von dieser Umstellung betroffen waren. Im Gegensatz zum Mutterkonzern sollten bei dem IT-Projekt allerdings nicht die Technik, sondern die Mitarbeitenden im Fokus stehen. „Häufig wird angenommen, dass der Umstieg auf moderne Technik automatisch auf Begeisterung treffen muss und die Veränderung ein Selbstläufer wird. Aber jeder Mitarbeitende ist anders! Deshalb war uns das Change Management bei diesem Projekt besonders wichtig“, erzählte Markus Danowski, CIO und Projektleiter der TDK Electronics AG. Als erfahrener Partner wurde ihm novaCapta empfohlen.

Change Management für 7.500 User weltweit

Das Change Management Konzept der novaCapta setzt sich aus den drei Bereichen Kommunikation, Training und Multiplikatoren zusammen.

Kommunikation: „Je früher, desto besser“ lautet für novaCapta die Devise in der Projektkommunikation, denn je eher die Mitarbeitenden über das bevorstehende Projekt informiert werden, desto eher können sie sich auf die neue Arbeitsweise einstellen. Gemeinsam mit den Abteilungen IT, Human Resources und Corporate Communications stimmte novaCapta ein Kommunikationskonzept ab. Das Ziel der einzelnen Kommunikationsmaßnahmen bestand darin, den Projektablauf transparent zu kommunizieren, eine positive Grundeinstellung in der Belegschaft anzuregen und den Nutzen der neuen Software verständlich zu erklären. Dies gelang neben der Kommuniaktion über das Intranet auch durch die frühzeitige Einbindung der Führungskräfte sowie motivierende Ankündigungsvideos mit einer sympathischen Identifikationsfigur für die Mitarbeitenden.

Training: Um die Mitarbeitenden mit der neuen Arbeitsweise vertraut zu machen, erstellte novaCapta einen One-Stop-Shop, den die TDK Electronics intern Future Collaboration Platform nannte, kurz FCP Hub. Der FCP Hub ist eine Landingpage, die mehrere Funktionen erfüllt: Zum einen diente sie als zentraler Kommunikationskanal, um aktuelle Informationen zum Projektverlauf mit den Mitarbeitenden zu teilen. Zum anderen wurden im FCP Hub alle Lernmaterialien und Erklärvideos übersichtlich bereitgestellt, sodass die Mitarbeitenden neue Funktionen und Arbeitsabläufe im eigenen Tempo erlernen konnten. Eine Besonderheit des FCP Hubs war die Abbildung bestimmter Use Cases. Die Use Cases zeigten vorher/nachher Szenarien, wie einzelne Tätigkeiten bisher erledigt wurden und wie sie in Zukunft und mit den neuen Tools zu erledigen sind. Zusätzlich wurden externe Lerninhalte logisch mit den Lernmaterialien der novaCapta verknüpft.

Multiplikatoren: Multiplikatoren sind Mitarbeitende aus den unterschiedlichsten Bereichen des Unternehmens, die zu persönlichen Ansprechpersonen für die Kolleg*innen werden. Bei der TDK Electronics wurden die Multiplikatoren FCP Guides genannt. Einmal von der novaCapta ausgebildet, waren die Guides in der Lage, den Veränderungsprozess zu begleiten und innerhalb des Unternehmens zu erklären, das von der novaCapta erlernte Wissen über die neuen Tools und Arbeitsabläufe an die Kolleg*innen weiterzugeben und für Fragen der Kolleg*innen zur Verfügung zu stehen. Die Schulungen der Guides fanden online statt, da die ausgewählten Mitarbeiter*innen weltweit an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Die Mitarbeitenden konnten die Guides über den FCP Hub erreichen. Mithilfe der Guides und dem FCP Hub konnte das notwendige Wissen vermittelt und anschließend aktiv im Arbeitsalltag angewendet werden.

Mitarbeitende arbeiten gerne mit Teams

Der Erfolg des IT-Projekts lässt sich insbesondere an einem Faktor messen: der Nutzerakzeptanz. Markus Danowski bestätigte: „Der Übergang in die moderne Arbeitswelt hat funktioniert. Unsere Mitarbeitenden arbeiten gerne mit Teams und haben die neue Arbeitsweise sehr gut angenommen.“ Auch nach der Einführung von M365 wird die Betreuung aller Beteiligten gewährleistet. So wird der FCP Hub von novaCapta weiter gepflegt und die Guides stehen bei Nachfragen zur Verfügung.

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