Die HÜBNER-Gruppe startet ihre KI-Reise

Die HÜBNER-Gruppe hat mit der Pilotphase von Microsoft 365 Copilot einen wichtigen Bestandteil ihrer umfassenden KI-Strategie erprobt. Dabei werden gezielt Potenziale für Unternehmen und Mitarbeitende ausgelotet, um Effizienzsteigerungen zu erzielen und interne Prozesse zu optimieren.

Die HÜBNER-Gruppe entwickelte eine eigene KI-Richtlinie und ein Konzeptpapier, um ihre KI-Strategie sowie passende Einsatzszenarien zu definieren. Mit dieser soliden Grundlage wandte sich das Unternehmen an novaCapta. Als Ausgangspunkt wurde ein Pilotprojekt mit dem Microsoft 365 Copiloten gewählt, dessen nahtlose Integration in die bestehende Microsoft-Infrastruktur einen schnellen Start ermöglichte. Ziel von HÜBNER war es, herauszufinden, welche Anwendungsszenarien für den Copiloten als KI-Assistenten im Alltagsgeschäft existieren, welche Effizienzsteigerungen erzielt werden können und welche Schlüsse für die nächsten strategischen Schritte zu ziehen sind. „Bei uns gab es einen starken internen Antrieb und hohe Erwartungen, denen wir strategisch begegnen wollten. Daher war es unser Ziel, den Copiloten durch das Pilotprojekt besser zu verorten und die Potenziale – wie Kostenreduktion und Effizienzsteigerung – fundiert zu prüfen. Der Copilot bietet uns die Möglichkeit, einen KI-Assistenten zu testen, der im Vergleich leicht auf unsere Unternehmensdaten zugreifen kann“, erläutert Stefan Brexel, Teamlead IT – Global Digital Collaboration, die Entscheidung für das Copilot Projekt.

Vision für den Einsatz von Copilot mit dem Envisioning-Workshop

Mit der bereits geleisteten Vorarbeit brachte HÜBNER eine fundierte Grundlage mit. In Abstimmung mit novaCapta wurde eine drei-monatige Pilotphase festgelegt. Insgesamt 40 Mitarbeitende aus verschiedenen Abteilungen und Rollen wurden ausgewählt, um Copilot als Key User zu testen. Zum Auftakt des Piloten fand ein Envisioning-Workshop statt. Dieser förderte nicht nur das Verständnis des neuen Tools, sondern half auch dabei, potenzielle Anwendungsszenarien zu identifizieren und die Erwartungen der Nutzenden zu steuern.

In den Copilot mit Deep Dives & Trainings

Trainings und Change Management: Schlüssel zum erfolgreichen Einsatz von Copilot

Um das Feedback der Key User in eine Entscheidungsvorlage zu integrieren und den Nutzen von Copilot für HÜBNER richtig einzuordnen, wurden umfangreiche Zwischen- und Abschlussbefragung durchgeführt. Für HÜBNER zeigte sich, dass Copilot für verschiedene Rollen und Abteilungen einen Mehrwert und Effizienzsteigerung erzielt, jedoch nicht für jeden gleich geeignet ist. „Wir konnten im Pilotprojekt gut ermitteln, welche Einsatz- und Anwendungsszenarien sinnvoll sind und für welche Nutzergruppen der Copilot einen echten Mehrwert bietet,“ erläutert Stefan Brexel die Ergebnisse des Piloten.

Die Relevanz der Trainings wurde von den Key Usern deutlich betont: Nur wer die neuen Technologien versteht, kann sie gezielt einsetzen. „Change und Adoption sind bei allen neuen Technologien genauso wichtig, wie das Verständnis der Handhabung eines Tools. Es reicht nicht aus, den Mitarbeitenden Lizenzen zur Verfügung zu stellen, wenn sie nicht wissen, wie sie das Tool unterstützen kann. Trainings und eine passende Change- und Adoption-Strategie sind entscheidend, um neue Arbeitsweisen langfristig zu implementieren“, unterstreicht Stefan Brexel. HÜBNER sieht große Potenziale in den neuen KI-Technologien und arbeitet im nächsten Schritt an möglichen Einführungsszenarien. Das Team um Stefan Brexel bleibt aufmerksam, denn die schnellen Entwicklungen im Bereich KI erfordern Flexibilität und Offenheit für neue Möglichkeiten.

Download Case Study HÜBNER als PDF (DE)

Download Case Study HÜBNER als PDF (EN)