Immer häufiger erfüllt Standardsoftware nicht alle Anforderungen und Individualentwicklungen lassen die Kosten explodieren. Die weltweit tätige dteq group hat mit dem Business Productivity Framework der novaCapta inkl. Power BI Dashboards und einer Schnittstelle zu SharePoint Online die optimale Lösung für ihr Projektmanagement gefunden.
Projektmanagement – wie es sein soll
Herausforderung
- Bisherige Lösung für das Projektmanagement: zentrale Excel-Datei und allgemeine Dokumentenablage, die bei großen Datenmengen an ihre Grenzen gestoßen ist
- Wunsch: Aufgabenmanagementsystem mit Funktionen, wie z. B. Dokumentenmanagement, Zeiterfassung, Erstellung von Abrechnungen etc. auf das Mitarbeitende weiterhin sowohl online als auch offline auf verschiedenen Kontinenten zugreifen können
- Ziel: Hohe Funktionalität bei einfacher Bedienbarkeit
Lösung
- Webbasierte Projektmanagement-Lösung
- Schnittstelle zu SharePoint Online für Dokumentenmanagement
- Anschauliches Reporting über Datenvisualisierung mit Power BI
Mehrwert
- Management erhält Überblick über Anzahl der Projekte und Arbeitsaufwand
- Dokumentenverwaltung und automatische Dokumentenerstellung
- Projekbasierte Arbeitszeitenerfassung der Mitarbeiter
- Projektbasierte Erfassung von Dienstreisen und entsprechenden Reisekosten
Die neue, webbasierte Lösung erleichtert uns die alltägliche Arbeit im Projektmanagement enorm. Das vereinfachte Aufgabenmanagement und die neue Ablagestruktur der Dokumente lassen uns effizienter zusammenarbeiten. Das wiederum sorgt für zufriedene Kunden.
Sebastian Krey
Lead Transport Engineerdteq Transport Engineering Solutions GmbHUnter Ingenieursdienstleistungen für Logistik fällt zum Beispiel der Transport von Gütern, die „normale“ Maße und Gewichte überschreiten. dteq stellt die technische Machbarkeit sog. Schwerlasttransporte auf dem See-, Land- oder Luftweg sicher. Was als Fachabteilung der deugro begann, hat sich zu einem unabhängigem, professionellen Dienstleister innerhalb der deugro group entwickelt. Mit steigender Auftragslage und stetig wachsendem internationalem Team, reichten Excel-Listen und Ordner auf einem gemeinsamen Server nicht mehr aus, um den Überblick über Projekte und Arbeitszeiten zu behalten. Schnell kam der Wunsch nach einer professionellen Software auf, die sowohl ein verbessertes Management als auch eine strukturierte Dokumentenablage zulässt. Fertige Software-Lösungen stellten sich als ungeeignet heraus, da sie die großen Datenmengen des Unternehmens weder verwalten noch offline verfügbar machen konnten. Aus diesem Grund wandte sich dteq auf Empfehlung an novaCapta.
Bedürfnisse identifizieren
Für das zukünftige Projektmanagement war es dteq wichtig, alle relevanten Bestandteile eines Projekts effizient erfassen zu können. Dafür wurden notwendige Funktionen identifiziert, wie zum Beispiel die Verwaltung laufender Projekte, Festlegung von Stundensätzen, Zeiterfassung der Mitarbeitenden und automatisierte Rechnungserstellung für Kund*innen. Auch die Dokumente sollten künftig nicht in einer großen Ablage gesammelt, sondern den einzelnen Projekten zugeordnet und international on- und offline verfügbar gemacht werden.
Webbasiertes Projektmanagement
Gemeinsam mit novaCapta wurde eine Anwendung entwickelt, die sich direkt über den Webbrowser aufrufen lässt. Die Startseite zeigt dteq’s aktuelle Projekte übersichtlich an und erleichtert unmittelbar ihre Verwaltung. So lässt sich z. B. die Verfügbarkeit von Mitarbeitenden für die Reiseplanung einsehen und damit die Zuteilung von neuen Projekten effizienter vornehmen. Um keine Termine und Fristen zu verpassen, lassen sich über die Webanwendung Erinnerungen einstellen, die mit Outlook Kalender synchronisiert werden. Am Ende eines Projekts ist eine automatische Rechnungserstellung unter Berücksichtigung der erfassten Arbeitszeit der Mitarbeitenden möglich. Darüber hinaus lassen sich über das neue, webbasierte Projektmanagement Metadaten zu einzelnen Projekten sowie statistische Daten sammeln und auswerten. Die ansprechende Visualisierung des Reportings wurde mit Power BI realisiert. Während die Verwaltung der Projekte, Ressourcen und Aufgaben in der Weboberfläche geschieht, erfolgt das Management der zugehörigen Dokumente in SharePoint online. Daran schätzt dteq besonders die ausgeprägte Suchfunktion, mit der sich einzelne Dokumente innerhalb kürzester Zeit aufrufen lassen, sowie die einfache Synchronisierung der lokalen Daten.
Projektmanagement – wie es sein soll
Ab sofort lassen sich Aufgaben unter Einbeziehung aller Mitarbeitendenressourcen schneller planen und der Status von Projekten bequem nachverfolgen. Die dteq-Mitarbeiter*innen profitieren von einer einfachen Handhabung der webbasierten Lösung und einer zuverlässigen Erfassung ihrer Arbeitszeit. Damit steht einer angenehmen Zusammenarbeit und einem erfolgreichen Projektmanagement nichts mehr im Wege.
Eingesetzte Technologien
Kundenprofil
dteq Transport Engineering Solutions GmbH (dteq) wurde 2016 in Deutschland von Thomas C. Press als Inhabergeführtes Unternehmen gegründet. dteq ist eine unabhängige Firma der deugro group. Die deugro group besteht aus vier unabhängigen Unternehmen, die auf Projektspedition, Schwergut- und Projektschifffahrt, Transport-Ingenieursdienstleistungen und Spezial-Transport Equipment während der gesamten Transportkette spezialisiert sind.