File Server Migration Assessment Workshop

Mit der Dateiablage in der Cloud zum Wissensmanagement

Wir leben in dem Zeitalter der Informationsflut. Unternehmen quälen sich mit historisch gewachsenen Dateiablagen, von Mitarbeitenden kommt der Vorwurf, nichts mehr finden zu können. Mit der Migration der Daten in die Cloud kann diesem Zustand begegnet werden. Gleichzeitig können im Zuge dieser veraltete oder redundante Dokumente und Daten aussortiert werden. Aus Dateiablage wird Wissensmanagement!

Die vielen Ordnerebenen in der klassischen Dateiablage dienen oft dazu, die Dateien darin zu klassifizieren. Die Datei selbst enthält keine zusätzlichen Infos über ihren Zweck. Warum diese Informationen nicht als Metadaten in der Cloud-Ablage nutzen und Mehrwerte bei der Suche erzielen? Moderne Migrationsverfahren und die KI-unterstützte MS Search machen es möglich.

Die digitale Ablage organisieren in Teams und SharePoint

Bringen Sie Ihre Ablagen in Teams, OneDrive und SharePoint in einen fachlichen Bezug, der Benutzer*innen hilft, effizient zu navigieren. Durch die Metadaten an den Dokumenten und Ablageorten schaffen Sie Cloud-konforme Strukturen, die den Usern helfen, sich optimal im Modern Workplace zu bewegen. Um die KI-unterstützte Suche weiter zu optimieren, können sogenannte Search Hubs individuell konfiguriert werden. Dabei stehen übergeordnete Hubs oder Hubs zur Verfügung, die thematisch schon vorgefiltert sind. Mit den filterbaren Metadaten wird die Suche so schnell eingegrenzt.

Ihre Herausforderungen

Es gibt viele Gründe, warum Unternehmen sich dazu entschließen, eine File Server Migration durchzuführen. Dieser Workshop ist für Unternehmen gedacht, die Folgendes vorhaben:

Dateien aus dem bisherigen Ablagesystem (teil-)automatisiert in die Cloud migrieren
Die Server-Infrastruktur reduzieren und den verfügbaren Cloud-Speicher nutzen
Die Dateiablage aufräumen und eine Ablage mit Kontext schaffen
Die Dateiablage Cloud-konform restrukturieren

Die Mitarbeitenden optimal zu Informationen und Dokumenten lenken
Das Berechtigungsmanagement vereinfachen
Search Hubs aufbauen und Workflows (mit Power Platform) integrieren
Dokumente von ihrer Entstehung über Nutzung, Speicherung, und Archivierung bis hin zur Löschung mithilfe eines Lifecycle Managements verwalten

File Server Migration Assessment auf einen Blick

Umfang: Durchführung eines 1-Tages-Workshops inkl. Vor- und Nachbereitung
novaCapta-Experte(n): 2 Senior Consultants
Location: Bei Ihnen vor Ort, in einer unserer Niederlassungen und/oder remote

Inhalte des Workshops

Vorstellung unseres Ansatzes zur Dateiablage in der Cloud und der File Server Migration inkl. dem Nutzen für Ihr Wissensmanagement
Betrachtung Ihrer vorhandenen Strukturen
Extrahieren der vorhandenen Metadaten Ihrer Dokumente und Dateien
Erste Ansätze für kontextbasierte Strukturen und Analyse der möglichen Search Hubs
Prüfung der Anforderungen an die Hub-Konfigurationen
Rückblick auf die Ergebnisse der Analyse und Einschätzung des erwartbaren Nutzens für weitere Schritte inkl. Zusammenfassung zur Vorlage bei Stakeholdern

Ziele des Workshops

Sie erhalten einen Einblick in die modernen Möglichkeiten der Dateiablage und des Wissensmanagements für Ihr Unternehmen
Sie nehmen wertvolle Impulse und konkrete Anknüpfungspunkte mit, um Ihr Wissensmanagement in der Cloud organisieren zu können
Sie können den zu erwartenden Nutzen einschätzen und weitere Schritte planen, um Ihre Mitarbeitenden bestmöglich im Alltag beim Dokumentenmanagement zu unterstützen

Preis

5.900,00 € / CHF 6'500.00 zzgl. MwSt.

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