Grosse Offset-Maschine der Heidelberger Druckmaschinen

Digitaler Arbeitsplatz bei HDM

Innovative Arbeitswelt für eine bessere Kollaboration

Ziel der Heidelberger Druckmaschinen AG war es, eine neue innovative Arbeitsumgebung zu schaffen. 

Herausforderungen

  • Investition in neue Technologien für eine verbesserte übergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen 
  • Aufbau einer modernen State-of-the-Art Informations- und Kollaborations­-Plattform sowie einer innovativen Arbeitsumgebung, die auch künftigen organisatorischen Anpassungen standhält

Lösung

  • Migration in die Cloud mit SharePoint Online
  • Innovativer Aufbau der Arbeitswelt mit klarer thematischer Navigationsstruktur, intelligenter Suche und definierten Metadaten
  • Klare Orte und Strukturen für Wissen und Informationen
  • Optimale Ausstattung der Räume, damit die Nutzer bestmöglich darin arbeiten können

Mehrwert

  • Schnellerer und einfacherer Zugang zu Wissen und Informationen
  • Effizienteres Informationsmanagement und besserer Wissenstransfer
  • Deutliche Verbesserung der Kollaboration
  • Verringerung der Komplexität und größere Flexibilität

"Unser Ziel war es, eine neue innovative Arbeitsumgebung zu schaffen, in der alle effizient zusammenarbeiten können und in der wir all unser Wissen an einem Ort haben. Das haben wir gemeinsam mit novaCapta erreicht."

Jürgen Keller Projektleiter Heidelberger Druckmaschinen AG

Digitale Transformation der Arbeitswelt: Chancen der Cloud nutzen

Meetingsituation mit Collaboration

Im Zuge einer strategischen Neuausrichtung beschloss die Heidelberger Druckmaschinen AG (Heidelberg) ihren Fokus künftig verstärkt auf den Ausbau digitaler Geschäftsmodelle zu legen und die digitale Transformation im Unternehmen weiter voranzutreiben. Die Chancen der Digitalisierung sollen frühzeitig auch in der internen Arbeitsumgebung genutzt werden. Durch den Wechsel auf neuere Technologien zielt das Unternehmen darauf ab, eine übergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen zu fördern und bestehende Silos in der Arbeitswelt abzubauen. 

Zentraler Bestandteil der Arbeitswelt bei Heidelberg ist die unternehmensweite Informations- und Kollaborationsplattform, für deren Betrieb die globale IT verantwortlich ist. Es galt, die Technologie auf den neuesten Stand zu bringen. Das IT-Team plädierte für einen Wechsel auf eine moderne Cloudtechnologie mit ihren umfassenden Vorteilen. 

So entschied sich das Unternehmen für einen Umzug der Arbeitsumgebung auf SharePoint Online. Ziel von Heidelberg war es, eine moderne State-of-the-Art Plattform im Einsatz zu haben, die von überall erreichbar ist und auch die Anbindung externer Nutzer wie Kunden oder Dienstleister auf einfache Weise zulässt. 

Thematische Arbeitswelten schaffen organisationsstabile Arbeitsumgebung

Die Heidelberger IT arbeitete Anfang 2016 intensiv daran, das grundlegende Setup für den Einzug in die Cloud aufzubauen. Neben der Technik spielte auch das nutzerzentrierte Konzept für den Erfolg einer Informations- und Kollaborationsplattform eine wichtige Rolle. Dazu holte sich Heidelberg die Experten der novaCapta Software & Consulting GmbH mit ins Boot, die sich dezidiert mit Informationsarchitektur, nutzerzentrierter Orientierung und Navigation auskennen. novaCapta ist bereits seit vielen Jahren zuverlässiger Consulting-Partner von Heidelberg und arbeitet kontinuierlich und erfolgreich in diversen Projekten mit dem Unternehmen zusammen. 

Die Experten von novaCapta stellten dem Unternehmen ein ganz neues, innovatives Konzept für ihre neue Arbeitsumgebung vor. „Die Themen- und Projektbereiche der neuen Arbeitswelten sind nicht fest an die organisationale Unternehmensstruktur gebunden, sondern thematisch offen gestaltet. Dadurch ist das Unternehmen flexibler, kann auf Veränderungen im Unternehmen besser reagieren, und einfachere thematische Zusammenhänge herstellen.“ Beschreibt Thomas Imhof, Senior Business Consultant bei novaCapta. 

So werden stabilere Strukturen geschaffen, die unabhängig vom organisationalen Aufbau sind. Diese neue Herangehensweise fand bei Heidelberg große Zustimmung, sodass die beiden Partner gemeinsam an dem Einzug in die neuen Arbeitswelten arbeiteten.

Klare Orte und Strukturen für eine bessere Zusammenarbeit

Neben der Schaffung von mehr Stabilität und Flexibilität hat das Arbeitswelten-Konzept darüber hinaus zum Ziel, die neue Arbeitsumgebung bei Heidelberg besser zu strukturieren, um so unternehmensweit eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen. In der neuen Arbeitswelt gibt es heute eine Einstiegsseite, die über eine klare thematische Navigationsstruktur, eine intelligente Suche und definierte Metadaten den User einfach und schnell zu seinen Zielräumen navigiert. Klare Orte und Strukturen für Wissen und Informationen haben die Komplexität verringert und so die Kollaboration deutlich verbessert. Zudem unterstützte novaCapta das Unternehmen dabei, die einzelnen Räume so auszustatten, dass die Nutzer optimal darin arbeiten können.

"In der Vergangenheit waren unsere ­Sites nur unzureichend vernetzt. In der ­neuen Arbeitswelt wollten wir einen Einstiegspunkt haben, von wo aus jeder Mitarbeiter ganz elegant zu jeder Projekt-, Team- und ­Meetingseite gelangen kann."

Jürgen Keller Projektleiter Heidelberger Druckmaschinen AG

Effizientes Informationsmanagement für einen besseren Wissenstransfer

Ein weiteres Ziel von Heidelberg war, dass Informationen und Wissen besser unter den Mitarbeitern geteilt werden können. Jürgen Keller beschreibt den Heidelberger Lösungsansatz: „Bei der Zusammenarbeit in den Teamräumen entstehen Arbeitsdokumente, die die Mitarbeiter in ihre Bibliothek einpflegen. Bei der Zusammenarbeit entsteht aber auch Wissen, das auch für andere Teams und Bereiche relevant ist. Daher haben wir auf der Ebene der Arbeitswelten 'Knowledge-Bereiche' geschaffen, in die über die Bestimmung von Metadaten Wissen transferiert werden kann. Dadurch holen wir das Wissen aus den Räumen heraus, bringen es an die Oberfläche und machen es so allen leicht zugänglich.“

Martin Weinhardt, Leiter Business Unit Digital Work bei novaCapta ergänzt: „Heidelberg verortet heute Inhalte und Wissen genau dort, wo sie gebraucht werden. So findet ein effizienter Wissenstransfer statt und die Kollaboration wird deutlich verbessert.“

Modernisierung des Publishing-Intranets

Neben der Optimierung der Kollaborationsumgebung führte Heidelberg in Kooperation mit novaCapta parallel ein neues Publishing-Intranet ein. Ziel von Heidelberg ist es dabei, die zahlreichen Intranets der einzelnen Ländergesellschaften nach und nach abzulösen und künftig ein globales Intranet auf der modernen SharePoint Online-Technologie zu etablieren.

Eine Informationsarchitektur, die von Nutzern verstanden wird, und ein modernes und ansprechendes „Look & Feel“ zeichnen das neue Intranet aus. Mit der Etablierung von News Channels für unterschiedliche Standorte und Bereiche ist Heidelberg einen entscheidenden Schritt Richtung Personalisierung gegangen.

„In den News Channels veröffentlichen die einzelnen Bereiche jetzt direkt ihre News – mit eigenen Ownern und Editoren. Diese Dezentralisierung hat unsere Workflows deutlich optimiert. Und auch die Nutzer profitieren davon: Sie können heute News nach ihren eigenen Interessen abonnieren.“ So Carmen Rembalski, Service Manager IT Collaboration, Heidelberger Druckmaschinen AG. Auch in den kommenden Jahren hat Heidelberg noch viel vor: Nach und nach plant das Unternehmen, immer mehr Bereiche in die Cloud zu verlagern und den Digital Workplace weiter auszubauen.

Download CaseStudy HDM DE (PDF)

Eingesetzte Technologien

Logo Mircosoft Sharepoint
Logo Mircosoft

Kundenprofil

Logo Heidelberger color

Heidelberger Druckmaschinen AG

Die Heidelberger Druckmaschinen AG ist seit vielen Jahren ein zuverlässiger Partner mit hoher Innovationskraft für die ­globale Druckindustrie. Seit über 160 Jahren steht das Unternehmen für Qualität und Zukunftsfähigkeit. Damit ist Heidelberg ein Unternehmen mit einer langen Tradition, bestimmt aber gleichzeitig dank moderner Technologien und innovativer Geschäftsideen die Zukunftstrends in der Branche. Mit einem Marktanteil von über 40 Prozent bei Bogenoffsetmaschinen ­konnte das Unternehmen auch im ­laufenden Geschäftsjahr seine Position als Markt- und Technologieführer in der Druckbranche festigen.

https://www.heidelberg.com/de

novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien
Referenz

Siemens AG: SharePoint statt Excel bei komplexen Formularen

Zur Verwaltung und Auswertung der Projekt- und Arbeitsstunden nutzte Siemens in der Vergangenheit komplexe Excel Tabellen. Diese Tabellen setzte novaCapta für Siemens in eine einfach zu bedienende, intuitive Anwendung in Microsoft SharePoint um.

Online survey filling out and digital form checklist by laptop computer, Document Management Checking System, online documentation database and process manage files
Referenz

Siemens AG: Steuerung von Zulassungsverfahren per SharePoint

Auf Basis von JavaScript & Microsoft SharePoint entwickelte novaCapa für Siemens eine webbasierte Anwendung, über die das Zulassungsverfahren von medizinischen Geräten effizient gesteuert werden kann.

Middle aged male construction worker installing new windows to home
Referenz

tremco illbruck: Vertriebsautomatisierung über SharePoint

tremco illbruck führte mit Unterstützung von novaCapta eine neue, SharePoint-basierende Lösung ein, um den komplexen Vertriebsprozess zu automatisieren und transparenter zu gestalten.

Verlegung von Majcoat durch Dachdecker
Referenz

SIGA: Mehrsprachige Zusammenarbeit per Microsoft 365

Mithilfe der novaCapta wurde der Aufbau einer modernen, nachhaltigen Zusammenarbeits- und Kommunikationsplattform für den weltweiten Einsatz in mehreren Sprachen gestaltet.

Ein Arzt und eine Krankenpflgerin mit einem medizinischen Gerät
Referenz

Dräger: Der Weg zum digitalen Arbeitsplatz mit M365

novaCapta unterstützt Dräger bei der Einführung von Microsoft 365 in Kombination mit Valo Add-ons für eine moderne, flexible Kommunikations- und Kollaborations-Plattform.

Ein Gang mit deckenhohen Regalen zu beiden Seiten, in denen ungeordnet Bücher gestapelt sind.
Referenz

Oerlikon Metco: Microsoft 365 pusht Knowledge-Portal

Seit 2012 war das Knowledge Portal bei Oerlikon Metco als zentraler Wissensspeicher für technische Informationen zu Produkten und Anwendungen im Einsatz. Mit dem neuen System auf Basis von MS SharePoint Online profitieren Administratoren und Anwender jetzt von den Vorteilen der Cloud-Architektur: verbesserte Performance, geringere Infrastrukturkosten, mehr Flexibilität beim Zugriff u.v.m.

Die Startseite des neuen Intranets zeigt aktuelle News und Veranstaltungen auf einen Blick. Ergänzt wird die Startseite um das Schwarze Brett.
Referenz

Erni Gruppe: digitale Transformation gemeistert

Die Erni Gruppe setzt auf Microsoft Teams als zentralen Knotenpunkt für alle gängigen Anwendungen und verbindet M365, Valo und novaWorxx für einen neuen Digital Workplace, der alle Mitarbeiter abholt.

Mouintainbike mit DTSwiss Komponenten in den Bergen
Referenz

DT Swiss: Microsoft 365 – So geht modernes Intranet

DT Swiss hat mit einem neuen Intranet auf moderner Office 365 Umgebung die Vorteile aus beiden Welten vereint – unter Anleitung der Experten von novaCapta.

Foto des Gebäudes der Schwäbisch Hall vor blauem Himmel
Referenz

Schwäbisch Hall: Moderne Arbeitswelt in der Cloud mit M365

Mit der Einführung von M365 kann Schwäbisch Hall von den vielfältigen Möglichkeiten profitieren und hat damit den Grundstein auf dem Weg zu einer modernen digitalen Arbeitswelt gelegt.

novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien
Blog 13.05.14

SharePoint und Informationsarchitektur – worauf kommt es an?

Wie definiert sich eine Informationsarchitektur und die Rolle eines Informationsarchitekten im SharePoint-Umfeld?

Messeszene des Ledvance Messestands
Referenz

Ledvance: Effiziente Steuerung von SharePoint-Migrationen

Ledvance zieht mit seinen Daten in die hybride Welt: Das Mammutprojekt ging dank der erweiterten Funktionen des novaCapta Migration Managers leise und geräuschlos über die Bühne.

Goldbären von Haribo
Referenz

Haribo: Zeitgemäße Kommunikation über SharePoint-Intranet

HARIBO führt ein globales Intranet auf Basis von Microsoft SharePoint ein. Die neue Lösung ermöglicht verbessertes Informationsmanagement, einen schnelleren Informationsfluss und vieles mehr!

novaCapta Logo
News

GIS AG & novaCapta werden eins

Die GIS Gesellschaft für InformationsSysteme AG und die novaCapta Software & Consulting GmbH schließen sich zusammen. Unter dem Namen novaCapta GmbH bündeln die beiden Unternehmen der TIMETOACT GROUP zukünftig ihre Ressourcen und Kompetenzen im Bereich der Microsoft Technologien. Erklärtes Ziel: mittelständische und große Unternehmen mit einem Digital Workstyle auf Basis von Microsoft Technologien Tag für Tag erfolgreicher zu machen.

Eine Frau, die mit einem Laptop auf einem Stuhl sitzt
Technologie Kompetenz

Microsoft SharePoint

Egal ob On-Prem, SharePoint Online als Teil von Office 365 oder Hybrid: Wir erfüllen alle Ihre individuellen Anforderungen und richten Ihnen SharePoint als moderne Collaboration-Plattform ein.

Ein Gang mit deckenhohen Regalen zu beiden Seiten, in denen ungeordnet Bücher gestapelt sind.
Referenz

Oerlikon Metco: Semantiksuche in SharePoint Knowledge-Portal

Mit dem Einsatz von Semantic Applications for SharePoint 2010 ist es Oerlikon Metco gelungen, das gesamte Unternehmenswissen in einer einheitlichen Sicht verfügbar zu machen.

novaCapta Intranet Angebote
Leistung

Unsere Intranetangebote auf SharePoint Basis

In der digitalen Arbeitswelt sind effiziente Kommunikationsplattformen entscheidend für den Unternehmenserfolg. SharePoint Online bietet die perfekte Basis für leistungsstarke Intranets.

Fünf Mitarbeitende stehen um einen Stehtisch und schauen auf ein Tablet
Referenz

RMB Group: Valo-Intranet als moderne Kommunikationsplattform

Die RMB Group setzt auf ein Intranet als zentrale Plattform für Information, Kommunikation und Zusammenarbeit für alle Mitarbeitenden – ein wichtiger Schritt zum modernen digitalen Arbeitsplatz.

AdobeStock, zwei Männer im Büro im Austausch
Referenz

Mit professioneller Begleitung erfolgreich in die Cloud

Mit der Einführung von M365 hat Lehmann&Voss seine digitale Reise in die Cloud begonnen. Zentral für die erfolgreiche Implementierung war ein Change & Adoption-Konzept.

LKW fahren über Brücke in den Alpen
Referenz

Bahninfra: Effizientere Arbeitsprozesse durch Power Apps

Die schweizer Gleisbaufirma Bahninfra AG nutzt Microsoft Power Apps, um ihre Prozessketten passgenau digitalen abzubilden, zu vereinfachen und zu beschleunigen.

Holzfäller mit Stihl Motorsäge im Einsatz
Referenz

STIHL: Unkomplizierte Ablage von E-Mails in SharePoint

Mit dem Outlook-Plugin Office 2 SharePoint speichern die Mitarbeiter der STIHL-Firmengruppe ihre Mails bequem und unkompliziert in SharePoint – ohne dass wichtige Informationen verloren gehen.