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Legal Matter Management mit Microsoft 365

Juristische Vorgänge unternehmensweit, effizient und kostengünstig umsetzen – auf der etablierten M365 Plattform

Die Digitalisierung von juristischen Vorgängen birgt Herausforderungen – denn sie benötigt eine speziell auf Legal Matter Management und Legal Intake zugeschnittene Lösung, die trotzdem nicht isoliert existiert und eine einfache Zusammenarbeit ermöglicht. Genau das bietet unser Ansatz: Unser ganzheitlicher Legal Matter Hub auf Basis von Microsoft 365 ist nahtlos in Ihre Umgebung integriert und steigert dadurch die Effizienz Ihrer Legal-Abteilung nachhaltig. 

Identifikation von Rechtsangelegenheiten, Dokumentation und Dokumentenmanagement, Kommunikation und Zusammenarbeit (mit Kolleg:innen und extern Beteiligten), Verfolgen von Fristen, Vorgängen und Aufgaben sowie die Ablage der zugehörigen E-Mails: Diesen zentralen und wiederkehrenden Tasks bilden die Hauptarbeit von Legal-Abteilungen. Im Fokus steht dabei ein jederzeit sicheres, compliance- und rechtskonformes Arbeiten mit vertraulichen und sensiblen Dokumenten. Übergeordnet differenzieren sich die vielfältigen juristischen Vorgänge in Unternehmen in die zwei folgenden Use Cases:

Legal Matter Management

  • Matter anlegen
  • Matter-Struktur bereitstellen und verwalten
  • Metadaten anwenden
  • Navigation in Matters
  • Content erzeugen und hochladen/zuordnen
  • Matter-Informationen finden
  • Zusammenarbeit an Matters
  • Matter Lifecycle und Prozesse

Legal Intake

  • Anfrage-Management
  • Orchestrierung von Zuständigkeiten
  • Kommunikation mit den Anfragenden
  • Ggfs. auch das Auslösen von Use Cases im Matter Management

Anforderungen an das Digital Legal Matter Management

Um Ressourcen besser zu nutzen, Kosten zu reduzieren und Rechtsangelegenheiten präziser und effizienter zu verwalten, empfiehlt sich die Digitalisierung dieser juristischen Vorgänge. Durch die Optimierung und Automatisierung von Arbeitsabläufen sowie eine zentrale Datenhaltung werden Effizienz und Schnelligkeit gesteigert, Kommunikation und Zusammenarbeit verbessert und die Sicherheit erhöht. Für ein erfolgreiches Digital Legal Matter Management und Legal Intake ist jedoch eine spezielle Lösung nötig, die genau auf Legal-Vorgänge zugeschnitten ist und entsprechende Anforderungen abdeckt.

 

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360° Lösung: Der Legal Matter Hub auf Basis von M365

Komponenten des nc Legal Matter Hub auf Basis von Microsoft 365


Unsere Legal Matter Lösung auf Basis von Microsoft 365 (Legal Matter Hub) vereint die Vorteile einer fachlichen Lösung mit den Vorteilen der M365 Plattform, die den Nutzer:innen bereits bekannt ist. Die M365 Plattform stellt mit ihren verschiedenen Tools wie Teams, SharePoint oder Outlook einen zentralen Ort für Information und Zusammenarbeit zur Verfügung – und damit auch für alle Aufgaben in Legal-Abteilungen. So werden Silos aufgebrochen und juristische Abläufe standardisiert.

Dabei profitiert der Legal Matter Hub von der Flexibilität einer cloudbasierten, integrierten Umgebung im Microsoft-Tenant und höchsten Security- und Compliance Maßnahmen aus dem M365 Portfolio, auch bei der Einbindung Externer.  

Welche Vorteile bietet der Legal Matter Hub?

M365 bietet eine ganzheitliche 360° Lösung, die problemlos auf spezielle Legal Use Cases zugeschnitten werden kann, aber dennoch eingebettet ist in die zentrale Kommunikations-, Kollaborations- und Contentmanagement-Plattform von Unternehmen. Daraus ergeben sich folgende Vorteile für die User, die IT-Abteilung und das Unternehmen generell:

 

  • Bekannte Nutzeroberfläche vereinfacht die schnelle User Adoption und eine einfache Usability

  • Integration in M365 ermöglicht eine nahtlose und effiziente Zusammenarbeit sowie die Verbindung von Systemen und die Integration von Daten in Lösungen und Abläufe

  • Automatisierte Prozesse steigern die Effizienz und Produktivität

  • Cloudbasierte Umgebung sorgt für einfachere Zusammenarbeit, ermöglicht den Zugriff jederzeit und von überall aus und sichert einen kontrollierten Betrieb (Lifecycle Management, Backup etc.)

  • Flexibilität durch den Ausbau des Legal Matter Hub je nach spezifischen Anforderungen

  • Kosteneinsparungen durch die Nutzung bestehender M365-Lizenzen und die Reduzierung der heterogenen Systemlandschaft

  • Security & Compliance durch die Anwendung der umfassenden Security-Maßnahmen von M365

  • Integration von KI: Nutzung von KI zur Effizienzsteigerung, auch bei sensiblen Daten und Dokumenten

Lösungskomponenten für die effektive Bearbeitung von Legal Matters

Als Grundlage für unseren Legal Matter Hub nutzen wir unseren nC Content Hub, eine ganzheitliche Lösung für Content- und Dokumentenmanagement auf Basis von Microsoft 365. Denn auch bei juristischen Vorgängen bildet ein fundiertes Informations- und Wissensmanagement die Grundlage für beschleunigte und optimierte Prozesse – sei es die Inhaltserstellung und -ablage, das Finden und Recherchieren von Informationen oder die transparente Verwaltung von Wissen. Die Standards von Microsoft erweitern wir mit eigens entwickelten Lösungskomponenten, die speziell auf Legal ausgerichtet sind und eine intuitive, fachlich getriebene Nutzung der Dokumente ermöglichen. Folgende beispielhafte Use Cases können wir damit abdecken:

Matterübersicht
Screenshot der Funktionsweise des nC Legal Matter Hub: Matterübersicht

Matterübersicht: Unser Legal Matter Hub bietet eine übersichtliche Einstiegsseite mit den Matterdaten, einer Suchfunktion und den offenen Aufgaben auf einen Blick. Im Detail bietet die Einstiegsseite folgende Funktionen:

  • Matter Stammdaten immer im Blick
  • Volltextsuche mit Filtern sowie Kategorien
  • Vorschau von Dokumenten
  • Upload per Drag and Drop
  • Übersicht der Aufgaben zum Matter
  • Wechsel zu anderen Cases des Klienten       
     
Matter anlegen
Screenshot der Funktionsweise des nC Legal Matter Hub: Matter anlegen

User können ein Matter mithilfe eines Assistenten anlegen, der in SharePoint und Teams abrufbar ist. Schritte und Inhalte des Assistenten sind dabei konfigurierbar und decken u.a. folgende Aspekte ab:

  • Template wählen
  • Basisinformationen eingeben
  • Rollen wählen (Berechtigungen)
  • Metadaten auswählen (fachlich/inhaltlich)
  • Genehmigungsprozess auslösen

Matter können auch vollständig automatisch ohne Assistenten angelegt werden, wenn die entsprechenden Parameter vorliegen.

Als Kern-Komponente für das Erzeugen eines Matters kommt unsere bewährte Governance-und Lifecycle-Lösung novaWorxx zum Einsatz.

 

Fachliche Navigation
Screenshot der Funktionsweise des nC Legal Matter Hub: Fachliche Navigation

Fachliche Navigation: Mit Metadaten als Grundlage ist eine einfache fachlich getriebene Navigation möglich. Die Metadaten sorgen dabei für die „virtuellen“ Strukturen, die als Navigation sichtbar und klickbar ist. Je nach Ihren Bedürfnissen können klassische Navigationsbäume konfiguriert und die jeweiligen Einstiege je nach Zweck angepasst werden. Insgesamt stehen umfangreiche Such- und Filteroptionen zur Verfügung.

Outlook Add-In zur Mailablage
Screenshot der Funktionsweise des nC Legal Matter Hub: Outlook Add-In zur Mailablage

Outlook Add-In zur Mailablage: Mit unserem speziellen Outlook Add-In können User Mails und Anhänge schnell und einfach in die entsprechenden fachlichen Matter Strukturen ablegen. Das Add-In bietet dabei folgende Features:

  • Ablage von Mails und deren Anhängen: Mail inklusiv Anhänge; Mail und zusätzlich die Anhänge als Datei(en); nur die Anhänge als Datei(en) ablegen
  • Extraktion ursprünglicher Metadaten der Mail: Mail von/an; Titel der Mail; Datum der Mail zusätzlich zum Ablagedatum
  • Anpassbarkeit der Dialogfolge an die fachlichen Strukturen analog der SharePoint Navigation
Zusammenarbeit in Matters
Screenshot der Funktionsweise des nC Legal Matter Hub: Zusammenarbeit in Matters

Die typischen Collaboration-Funktionen von Microsoft 365 stehen im Standard zur Verfügung:

  • Gleichzeitig zusammen an Dokumenten arbeiten und miteinander kommunizieren über „@mention“
  • „Teilen“, „Kommentieren“, „Folgen“ und „Verlinken“ von Informationen
  • Für aufgabenbasierende Zusammenarbeit: Matterbezogene Planner oder Outlook-Aufgaben (auch in ToDo)
  • Zusätzlich können Workflows genutzt werden, um die Zusammenarbeit zu stärken und zu automatisieren, für z.B. Prozesse wie Genehmigungen oder Freigaben

Darüber hinaus stellt Microsoft Planner umfangreiche Dashboards und Funktionen zur Verfügung, um Aufgaben transparent zu verwalten. Sogenannte Pläne können pro Fall oder auch Kunde aufgesetzt und damit verbunden werden – dadurch bieten sie u.a. Sichten nach Verantwortlichkeit, Status, Fälligkeit und Priorität.

 

Noch mehr Effizienz: Einsatz von KI im Legal Matter Hub

Durch die Nutzung von Künstlicher Intelligenz steigern Sie die Effizienz im Legal Matter Management weiter und erzielen dadurch eine deutliche Zeitersparnis. Folgende KI-Anwendungsszenarien bei der Dokumentenanalyse, -bearbeitung und -automatisierung können wir in unserer Lösung umsetzen:

Generativ

Generierung neuer Inhalte und Zusammenfassungen, Erstellung ähnlicher Dokumente (z.B. SOWs), Unterstützung bei der Redaktion von Inhalten, Metadatenerstellung, Unterstützung bei Legal Intake Formularen

Analyse & Extraktion

Belegerkennung und Verarbeitung, Klassifizierung von Dokumenten

Analyse & Bewertung

Risikobewertung von Vorgängen, Vorhaben und Dokumenten, automatische Vertragsprüfung gegen Compliance-Verstöße, Erkennung von Compliance- und Security-Risiken, Sentiment Analyse

Höchste Sicherheit für vertrauliche Dokumente

Gerade beim Einsatz von KI, aber auch generell bei sensiblen Dokumenten wie in juristischen Abteilungen, ist eine umfassende Security- und Compliance-Strategie von höchster Bedeutung. Durch den Einsatz von M365 profitieren Sie von den umfangreichen Security Lösungen, die Microsoft bietet und die oft bereits über Ihre bestehenden Lizenzen abgedeckt sind. Tools wie Conditional Access, Azure Data Information Protection oder Data Loss Prevention unterstützen Sie dabei, klare Regeln für Compliance und Lifecycle aufzustellen und damit Ihre Dokumente und Prozesse bestmöglich zu schützen.

Rote Zementblöcke, die auf einer Straße eine Barriere bilden.
Technologie

Conditional Access für volle Kontrolle bei Datenzugriffen

Gemeinsames mobiles arbeiten an Dokumenten
Leistung

Data Protection in der Cloud

Ein in eine alte Schreibmaschine eingespanntes Blatt Papier mit dem getippten Wort Vertraulich.
Technologie

Azure Information Protection

 

Unsere Leistung: So entwickeln wir Ihren Legal Matter Hub

Auf Grundlage Ihrer spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse entwickeln wir mit Ihnen gemeinsam einen maßgeschneiderten Legal Content Hub. Durch die Nutzung von Microsoft 365 können wir unsere Lösung flexibel an Ihr Unternehmen anpassen. Wir orientieren uns dabei an folgenden Schritten:          
 

Initialisierung

Kickoff des Projekts, Abgleich der technischen Voraussetzungen und Anforderungen mit Ihrer Umgebung, Setup der Standard-Lösung

Konzeption

Diskussion der Anforderungen für Datenschutz, Risk und Compliance Management, Möglichkeiten aufzeigen, Detailklärung der Anforderungen für die weitere Projektplanung, Definition der begleitenden Change-Maßnahmen

Umsetzung

Optimierung bzw. Ergänzung der Standard-Lösung, Konfiguration der Datenschutz-, Risk- und Compliance-Funktionen, erste Nutzungsphase mit Feedbackschleife, ggfs. Migrationstests

Release

Produktivsetzung der Lösung, ggfs. Migration vorhandener Assets, Change-Begleitung für eine optimierte Einführungsphase

Roll-Out

Übergang des Legal Matter Hubs in den Betrieb

Mit einem passgenauen Legal Matter Hub auf Basis von Microsoft 365 optimieren Sie Ihre Legal-Prozesse und erhöhen somit Ihre Effizienz. Sie interessieren sich auch für ein ganzheitliches M365-basiertes Content- und Dokumentenmanagement für Ihre anderen Abteilungen? Unser nC Content Hub bietet hierfür die passende Lösung und lässt sich problemlos an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen.

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Leistung

Microsoft 365 Content Hub

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf

Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne in einem unverbindlichen Gespräch zu den für Sie passenden Lösungen. Hinterlassen Sie einfach Ihre Kontaktdaten, wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.

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Leistung

Microsoft 365 Content Hub

Unser Content Hub auf Basis von Microsoft 365 bietet Ihnen eine All-in-one-Lösung für ein ganzheitliches Content- und Dokumentenmanagement.
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Blog 30.09.24

Warum KI ein stringentes Contentmanagement benötigt

Ein ganzheitliches Content- und Dokumentenmanagement ist wichtig, damit KI ihr volles Potential ausschöpfen kann. Warum dies so ist und wie Sie das Thema erfolgreich angehen, erklärt unser Experte Wolfgang Raestrup im Video-Interview.
Eisenleger bei der Arbeit
Referenz

Berner Baumeisterverband: Zum Digital Workplace mit M365

Der Berner Baumeisterverband hat seinen modernen digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365 geschaffen. Dank Teams, Intranet und strukturiertem Datencenter in der Cloud ist nun eine flexible und transparente Arbeitsweise möglich.
Shot of a Laptop Computer Showing Online Lecture with Portrait of a Cute Male Teacher Explaining Math Formulas. It is Standing on the Wooden Desk in Stylish Modern Home Office Studio During Day.
Leistung

Unternehmenseigene Videoportale in Microsoft 365

Unternehmenseigene Videoportale helfen Ihnen, Ihre visuellen Kommunikationsmittel zu verwalten und allen Mitarbeitenden barrierefrei zur Verfügung zu stellen.
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Offering

Angebot: Microsoft 365 ​Content Hub

Ein stringentes Content- und Dokumentenmanagement steht für effiziente unternehmensweite Zusammenarbeit, und in Zeiten der KI ermöglicht es, generative Content Prozesse aufzusetzen. Unsere All-in-one-Lösung: ein Content Hub auf Basis von Microsoft 365.
Landqart AG, Headbild, Grüne Noten
Referenz

Landqart: Mit M365 zum Modern Workplace

Mit einem strategischen Einsatz von Microsoft-Lösungen zum Modern Workplace: Von der M365-Migration über den gezielten Einsatz von Change & Adoption Massnahmen bis hin zu Teams-Governance und Power Platform-Automatisierung.
Person, hands and typing on laptop in office for email, spreadsheet and proposal or application for work. Woman, online and technology with bokeh for task or drafting, writing notes and report.
Blog 05.02.25

FAQ: Antworten zum „neuen“ M365 Copilot Chat

Microsoft hat Microsoft 365 Copilot Chat vorgestellt. Gab es das nicht so ähnlich schon? Was ist neu daran? Fallen Kosten an? Wir ordnen das Trendthema für Sie ein und geben Antworten auf die wichtigsten Fragen.
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Blog 20.11.24

Sprechen Sie Microsoft Copilot?

Damit die Zusammenarbeit mit Microsoft 365 von Erfolg gekrönt ist, sind entsprechende Fähigkeiten im Prompting gefragt. Wir zeigen Ihnen, welche Prompting-Techniken es gibt und wann diese zum Einsatz kommen!
Close up of hands typing on a laptop.
Blog 19.02.25

Copilot Studio: Was kann das KI-Tool?

Copilot Studio erobert den Markt. Doch was genau steckt hinter dieser Lösung, welche Funktionen bietet sie und bei welchen Use Cases kann sie Unternehmen unterstützen? Antworten auf diese und weitere Fragen geben wir Ihnen in unserem Blogbeitrag!
Business people analysing a financial report together. Two business people discussing in an office
Event Archive

Microsoft Panel: Mit M365 durch das Content-Chaos

Im Microsoft Panel am 3. Dezember erfahren Sie, wie Sie das Potenzial Ihrer Dateien & Daten steigern und die Basis für den Einsatz von KI legen. Jetzt kostenlos zum Online-Event anmelden.

Dec 03
LKW fahren über Brücke in den Alpen
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Bahninfra: Effizientere Arbeitsprozesse durch Power Apps

Die schweizer Gleisbaufirma Bahninfra AG entschied sich für den Einsatz der Microsoft Power Apps, um ihre Arbeitsschritte digital abzubilden, zu vereinfachen und zu beschleunigen. Mit Unterstützung der novaCapta sind die Apps passgenau auf die individuellen Anforderungen der Mitarbeitenden der Bahninfra abgestimmt und bilden die jeweiligen Prozessketten genau ab.

Young happy couple. Boyfriend and girlfriend using laptop together.
Leistung

Collaboration-Tools & Software für mehr Effizienz

Sie wollen die digitale Zusammenarbeit optimieren? Als Spezialisten in der Umsetzung von Intranet- & Kollaborationsumgebungen begleiten wir Sie im gesamten Prozess von der Analyse bis zur Umsetzung.
novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien
Leistung

Microsoft Teams im Unternehmen einführen

Microsoft Teams für die digitale Zusammenarbeit. Wir bieten Ihnen eine ausführliche Beratung zu Teams, Lizenzen und maßgeschneiderte Lösungen für die Implementierung und optimierte Nutzung.
novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien
Blog 08.01.25

Mit Change Communication zum Digital Empowerment

IT-Projekte bedeuten auch immer eine Veränderung der Arbeitsweise - daher ist ein begleitendes Change Management wichtig. Am Beispiel unseres Kunden zeigen wir, welche konkreten Maßnahmen hierbei zum Einsatz kommen!
Young man working on laptop, boy freelancer or student with computer in cafe at table looking in camera. Model by AI generative
Offering

Microsoft 365 Copilot Fast Start Angebot

Microsoft entwickelt die Optionen mit Künstlicher Intelligenz in rasanter Geschwindigkeit. Mit unserem Copilot Fast Start Angebot beraten wir Sie, wie Sie mit KI loslegen: im definierten Rahmen, mit ersten Usern und direkt am M365 Arbeitsplatz.

Zwei Bauarbeiter begutachten eine Baustelle
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Kissling + Zbinden: Zentrales Arbeiten in «Projektraum 365»

Zusammen mit novaCapta hat Kissling + Zbinden «Projektraum 365» implementiert, welcher die gemeinsame Projektarbeit durch Zentralisierung und Automatisierung vereinfacht. Darüber hinaus ermöglichen Microsoft Intune & Defender ein ganzheitliches Endpoint Management und Security.
Happy caucasian casual businesswoman using laptop at desk
Blog 19.10.23

"Ein Intranet ist keine Nebentätigkeit"

Im Interview erklären unsere Modern Work Expert:innen Claudia Mislin und Patrick von der Heydt, wie Sie erfolgreich ein Intranet mit SharePoint Online aufbauen – und wie der Umstieg von Valo gelingt.
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Vitesco Technologies: Von HCL Connections zu M365

Die Fusion von zwei paralleler Welten: HCL Connections & Microsoft. Mit der vollständigen Migration zu M365 gelingt Vitesco eine userfreundliche Fortführung seines Wissensmanagement und Kommunikation. Wesentliche Funktionalitäten aus der HCL-Ära wurden nahtlos auf Microsoft übertragen, so dass eine reibungslose Integration gewährleistet war.
Cropped shot of an african-american young woman using smart phone at home. Smiling african american woman using smartphone at home, messaging or browsing social networks while relaxing on couch
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Best Practices für Copilot for Microsoft 365

Copilot for Microsoft 365 verspricht mehr Effizienz, Schnelligkeit und Produktivität im Arbeitsalltag. Doch hält Copilot, was es verspricht? Welche Dos & Don’ts sollte man beachten? Vier Kolleg:innen teilen ihre Erfahrungswerte und Best Practices!

Drei Personen stehen vor einem Bildschirm und unterhalten sich über Diagramme, die dort abgebildet sind. Die Diagramme sind dabei in dem CRM-System Microsoft Dynamics 365 sichtbar.
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Microsoft Dynamics Einführung

Im Bereich CRM gehen oft Synergieeffekte verloren. Mit Microsoft Dynamics 365 verbessern Sie die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Marketing und Customer Service und steigern damit Ihre Produktivität.