Grünenthal optimiert Prozesse mit SharePoint und Nintex

Grünenthal hat sich dazu entschieden, ihre SharePoint Plattform mit Nintex Workflow zu erweitern, mit dem Ziel, die internen Geschäftsprozesse zu optimieren. 

Kontrollierbare Implementierungsaufwände

Im Fokus waren von Beginn an papier- und formular-­basierte Arbeitsabläufe, für welche sich Optimierungs­potentiale nur dann sinnvoll realisieren lassen, wenn die Implementierungsaufwände kontrollierbar bleiben und sich Anpassungen idealerweise auch in Eigenregie umsetzen lassen. Nintex Workflow bietet für beide Prämissen hervorragende Voraussetzungen. 

Während der Anforderungsklärung erarbeiteten der Fachbereich und ein erfahrener SharePoint-Anwendungs­berater der novaCapta innerhalb eines kurzen Workshops die ­spezifischen Fachanforderungen und analysierten den ­Prozess. Bereits am gleichen Tag entstand ein erster Entwurf in SharePoint, der die weitere Abstimmung mit dem Fachbereich erheblich erleichterte. Dieser erste Entwurf wurde schließlich zu einem Proof Of Concept (PoC) weiterentwickelt. Die Beteiligten konnten somit schon frühzeitig einen Eindruck des zukünftigen User-Interface gewinnen. 

Die Möglichkeiten der Plattform wurden unmittelbar ­berücksichtigt und Funktionswünsche hinsichtlich des ­potentiellen Umsetzungsaufwands kritisch diskutiert. Den Abschluss fand diese Phase in der Erstellung einer ­kompakten Anforderungsdokumentation als Basis für eine ­belastbare Aufwandsplanung.

Geringer Trainings-Aufwand für User

Prozessgestützte Verwaltung der Bedarfsanforderungen

Die ehemals zeitaufwändigen und intransparenten Excel- und papierbasierten Fachbereichsprozesse wurden mit ­Nintex vollständig abgelöst. Nintex übernimmt nun die ­Berechnung von Bestands- und Entnahmemengen, ­vervollständigt Daten und steuert die Genehmigungsprozesse. Die Prozesse sind damit jederzeit nachvollziehbar und schneller als zuvor.

Effizientes Dokumentenmanagement im Konzern-Controlling

Statt monatlich ca. 300 Standard-Reports per E-Mail ­aufzubereiten und zu verteilen, stützt heute Nintex ­diesen Prozess. Für die neuen Ablageorte wurden zuerst ­entsprechende Metadaten definiert, um auch die SharePoint-Suche optimal nutzen zu können. Weiterhin wurde ein Berechtigungsmodell festgelegt, dessen Umsetzung durch einen Workflow gewährleistet wird. Die gesamte Prozessgestaltung ist in großen Teilen automatisiert, womit der Bearbeitungsaufwand im Controlling in erheblichem Maße gesenkt werden konnte.

Die Grünenthal Gruppe ist ein unabhängiges, international tätiges, forschendes Pharma­unternehmen im Familienbesitz mit Konzernzentrale in Aachen. Die Grünenthal Gruppe ist in ­insgesamt 32 Ländern mit ­Gesellschaften in ­Europa, Lateinamerika und den ­Vereinigten Staaten vertreten. Grünen­thal-Produkte sind in mehr als 155 Ländern erhältlich und knapp 5.400 ­Mitarbeiter ­arbeiten ­weltweit für die ­Grünenthal Gruppe.

https://www.grunenthal.de/