ARCONDIS steuert interne Berichte schnell und fehlerfrei

• Langsamer und fehleranfälliger Berichtsworkflow
• Fehlerhaftes automatisches Setzen von Berechtigungen auf die Dokumente
• Lösungsentwicklung nur möglich unter Einbeziehung des Drittprodukts Qlik NPrinting

• Ablösung des SharePoint Designer-Workflows durch die modernen M365-Technologien Power Automate und Azure Functions
• Automatisches Auslesen und Einfügen der Metadaten, Berücksichtigung des Berechtigungskonzepts
• Enge und erfolgreiche Zusammenarbeit mit den Entwicklern von Qlik NPrinting

• Schnelle und fehlerfreie Lösung für das Berichtswesen in einem weltweit tätigen Unternehmen
• Zeit- und Kostenersparnis bei den internen Abläufen
• Zukunftsfähige „Serverless Code“-Lösung, die auch auf andere Prozesse des Operational Reporting adaptiert werden kann

Heute ist Deadline für die Kostenstellenberichte, die von allen Abteilungen mit ­Budgetverantwortung monatlich erzeugt und im SharePoint abgespeichert werden. Alle ­blicken gespannt auf die SharePoint-Bibliothek, in der sämtliche Berichte mit den zugehörigen Metadaten automatisch abgelegt werden. Und tatsächlich – grosse Freude bei allen Beteiligten: Die Kostenstellenberichte sind vollständig, die zugehörigen Metadaten sind korrekt eingetragen und auch die ­Berechtigungen sind richtig gesetzt. So hat sich Michèle Kayser, Projektleiterin für das Update des Berichts-Workflows, das Ergebnis gewünscht. 

„Seit die novaCapta unseren Kostenstellen-Workflow mit Power Automate und Azure Functions neu aufgesetzt hat, läuft der Prozess schnell und fehlerfrei.“

Berechtigungen automatisiert setzen

Berichte sind in vielen Unternehmen Standard-Prozesse der täglichen Arbeit. Kostenstellenberichte sorgen für einen einheitlichen Informationsstand bei Budgetverantwortlichen, Geschäftsführung und Controlling. Auch die ARCONDIS Unternehmensberatung in Basel organisiert Teile der Arbeit ihrer Mitarbeiter mit regelmäßigen Berichten. Die Mitarbeiter arbeiten dabei im ersten Schritt zur Berichtserstellung mit dem Drittprodukt Qlik NPrinting. Nach Erstellung werden die Berichte final in eine SharePoint-Bibliothek hochgeladen. Dabei wird ein Dateiname erzeugt, der entsprechend der unternehmensweiten Namenskonvention Informationen zum Team, zur Abteilung und zur Kostenstelle enthält. Dieser Dateinamen wird von dem Workflow analysiert und die daraus extrahierten Informationen werden als Metadaten abgelegt. Daraus werden auch die Berechtigungen abgeleitet. In der Vergangenheit wurde dieser Prozess über einen SharePoint Designer-Workflow gesteuert – leider sehr langsam und fehleranfällig. ARCONDIS sah hier dringenden Handlungsbedarf und beauftragte die novaCapta in einem Pilotprojekt mit der Umsetzung ­eines schnellen und funktionierenden Prozesses.