„Ein Intranet ist keine Nebentätigkeit“

Jederzeit und von überall aus arbeiten: In Zeiten der digitalen Zusammenarbeit ist es wichtig, Mitarbeitenden eine zentrale Informations- und Kommunikationsplattform zu bieten. Im Interview erklären unsere Modern Work Expert:innen Claudia Mislin und Patrick von der Heydt, wie Sie erfolgreich ein Intranet mit SharePoint Online aufbauen – und wie der Umstieg von Valo gelingt.           

Nach der Abkündigung von Valo sind viele Unternehmen auf der Suche nach einer neuen Intranet-Lösung. Welche empfehlt Ihr und warum?  

Claudia: Wir empfehlen SharePoint Online im Standard. Add-Ons wie Valo haben sich in der Vergangenheit v.a. durch Usability-Themen abgehoben, doch hier hat SharePoint enorm aufgeholt. Unser Kunde STIHL, der von Beginn an auf ein Intranet mit SharePoint Standard gesetzt hat, zeigt: Man muss nicht auf ein Add-On setzen, um für viele Mitarbeitende weltweit ein Intranet mit SharePoint „First“ umzusetzen.     

Patrick: Kunden, die Valo noch im Einsatz haben, empfehlen wir einen Umbau ihrer Intranet Umgebung in SharePoint – dank des modularen Ansatzes von Valo ist das problemlos möglich. Durch unsere hauseigenen Assets können wir sogar vorhandene Valo Module und damit bewährte Funktionen getreu in SharePoint abbilden.  

Welche Möglichkeiten bietet SharePoint? Welche Vorteile hat es gegenüber anderen Lösungen?

Claudia: Betrachtet man die strategische Ausrichtung und Weiterentwicklung von Microsoft in Richtung digitaler Arbeitsplatz mit u.a. den Viva-Tools, so ist man mit SharePoint bestens vorbereitet. Entsprechend der eigenen digitalen Unternehmensstrategie kann der Kunde aus dem Potpourri an Microsoft Lösungen das Passende nutzen und einen sukzessiven Ausbau planen und umsetzten. Das Intranet in SharePoint ist dabei nur ein Pfeiler des digitalen Arbeitsplatzes, den man auch entsprechend ausbauen kann. Die individuelle Planung bietet dabei die Chance, Mitarbeitende Schritt für Schritt abzuholen.

Patrick: Ein weiterer wichtiger Aspekt: Wenn man auf SharePoint Online setzt, fallen keine weiteren Lizenzkosten von Dritt-Anbietern an.         
Man muss natürlich immer bedenken, dass SharePoint (Standard) nicht alles bietet, was sich der Kunde wünscht. Aber auch dafür gibt es Lösungen bzw. diese lassen sich entwickeln.

Besteht auch die Option, ein SharePoint-Intranet gezielt an individuelle Anforderungen anzupassen?          

Claudia: Ein Intranet mit SharePoint Online im Standard deckt schon sehr viele Anforderungen ab. Es zeigt sich aber immer wieder, dass Kunden bestimmte Besonderheiten oder Wünsche haben – und diese können wir natürlich auch erfüllen. Mit unserer langjährigen Erfahrung bei Intranets in unterschiedlichen Unternehmensgrößen haben wir schon viele individuelle Lösungen geschaffen, um den Anforderungen des Kunden entgegenzukommen.

Patrick: Besondere Wünsche aus einem Projekt arbeiten wir danach oft aus und bieten sie als Assets allen Kunden an. Gemeinsam mit dem Kunden schauen wir, ob ein vorhandenes novaCapta Asset seinen Anforderungen bereits entspricht. Wenn nicht, können wir auch jederzeit spezielle Anforderungen umsetzten. Unsere "Schatzkiste" bietet viele unterschiedliche SharePoint Erweiterungen - neben den aufgeführten bieten wir z.B. mit unserem nC-Schnelleinstiege-Asset eine bessere und individuelle Alternative zu den Standardwebart "Quicklinks", und mit dem nC-Info-Screen können Kunden auch ihre Firstline-Worker erreichen. Aktuell bieten wir zusätzlich ein Asset-Weihnachtsspecial.

Vor allem große Unternehmen benötigen klare Rollenverteilungen und Zugriffsberechtigungen. Wie ist das im SharePoint Intranet geregelt? Wie wird zudem die Sicherheit von Daten und Inhalten garantiert?

Patrick: Zur Rollenverteilung und -steuerung der Zugriffsberechtigungen werden ausschließlich die SharePoint Standardmittel genutzt. Diese bieten alle notwendigen Optionen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Wichtig ist eine auf den Kunden zugeschnittene Informationsarchitektur und Struktur, die eine granulare Berechtigungssteuerung ermöglicht – genau so, wie es der Kunde benötigt. Diese Informationsarchitektur und Struktur geht immer einher mit einer nachhaltigen Governance, die für Klarheit und Transparenz sorgt.

Bleiben wir bei großen Unternehmen. Diese benötigen oftmals mehr als ein Intranet – kann SharePoint dies erfüllen?  

Claudia: Dieser Slogan klingt am Anfang vielleicht etwas irritierend. Damit gemeint ist, dass je nach Größe eines Unternehmens ­ – und insbesondere, wenn es international aufgestellt ist – neben den Herausforderungen der verschiedenen Sprachen, der Content-Bereitstellung und der Ressourcen immer auch die Unternehmenskultur eine Challenge ist. Jedes Land ist Teil des Intranets und der Bedarf an Inhalten unterscheidet sich – und wer kann diese Anforderungen besser identifizieren und eigenverantwortlich umsetzen als die entsprechenden Länderverantwortlichen?       

Patrick: Natürlich gibt es Inhalte, die allen Mitarbeitenden kommuniziert werden müssen. Diese werden auch weiterhin zentral gesteuert, das ist eine Frage des Rollout-Konzepts. Diesen föderalistischen Ansatz zu denken, bietet viele Chancen. Wie allerdings die Struktur des Intranets angelegt wird, kann sich für jedes Unternehmen anders darstellen. Es gilt, diese grundlegende Struktur gemeinsam mit dem Kunden zu identifizieren und festzulegen. Es gibt nicht die eine Blaupause – aber dafür unsere weitreichenden Erfahrungen.

Wie werden sich (SharePoint) Intranets Eurer Meinung nach in Zukunft entwickeln?

Claudia: Das ist eine sehr spannende Frage. Mit den Jahren habe ich schon viele Intranets bei Kunden umgesetzt. Die Evolution des Intranets sieht wie folgt aus – neben technologischen Veränderungen getrieben durch einen Wandel der Arbeitswelt:
 

Meiner Meinung nach wird es immer eine zentrale Quelle für Informationen geben, bei der die Mitarbeitenden davon ausgehen können, dass diese vom Unternehmen gesteuert und gezielt bereitgestellt werden. Die Frage ist, wo Mitarbeitende diese Informationen finden. Bisher nannte man es Intranet. Im Zuge der Transformation können diese Art von Informationen auch an unterschiedlichen, aber dennoch klar definierten Orten zu finden sein. Die Nutzung wird sich ändern, daher wird das Nutzung- und Orientierungskonzept (Wo finde ich was? Wie habe ich den Inhalt zu bewerten?) ein wichtiger Bestandteil sein. Auch werden Employee Experience Plattformen wie Microsoft Viva die Entwicklung von Intranets beeinflussen. Intern müssen die Expert:innen aus Unternehmenskommunikation, IT, und HR enger zusammenarbeiten, um die Transformation zu gestalten und auch bei den Mitarbeitenden einen erfolgreichen Wandel herbeizuführen. Doch die Auflösung des Intranets sehe ich in den nächsten Jahren nicht – vielleicht bleibt aber auch er Begriff Intranet und es verändert sich nur das Verständnis.