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Sprechen Sie Microsoft Copilot?

Kommunikation mit M365 Copilot: Wie ein Large Language Model funktioniert und wann welche Prompting-Techniken sinnvoll sind

Microsoft Copilot hält Einzug in viele Unternehmen. Doch damit die Zusammenarbeit am Ende auch von Erfolg gekrönt ist, benötigt es neben einem klaren Verständnis der Funktionsweise von Sprachmodellen auch die entsprechenden Fähigkeiten im Prompting. Erfahren Sie, welche Prompting-Techniken es gibt und wann diese zum Einsatz kommen!

Was ist Microsoft Copilot und welche Aufgaben kann ein solches Sprachmodell erledigen?

Microsoft Copilot basiert auf dem Large Language Model GPT (Generative Pre-Trained Transformer) von Open AI und kommt in angepasster Form in Microsoft Tools wie Teams, Word, Excel, Power Point oder Outlook zum Einsatz.

Die Stärken eines LLM liegen im Verstehen von Texteingaben (Promptings) und der Generierung von daraus abgeleiteten Textausgaben. Dieses Verständnis der Texteingaben und die entsprechende Textausgabe basieren wiederum auf der Berechnung von Wahrscheinlichkeiten (Neuronale Netze). Das LLM, und damit die Künstliche Intelligenz, verfügt selbst über kein Wissen und nimmt stets an, dass seine Interpretation richtig ist – daher handelt es sich bei einem LLM wie Microsoft Copilot auch nicht um eine eigenständig denkende und handelnde KI wie z.B. KI-Agents.
Ein LLM ist darauf trainiert, eine Antwort auf einen Prompt zu geben, weiß aber nicht, ob diese nach unserem Ermessen richtig oder falsch ist. Deshalb ist es wichtig, einerseits jedes Ergebnis nachträglich noch einmal zu kontrollieren und andererseits die Kommunikation mit dem LLM richtig anzugehen. Die Interaktion mit uns Menschen ist zwingend notwendig und erfolgt über das sogenannte Prompting: Klare, vollständige und verständliche Prompts sind von hoher Bedeutung, denn der Output eines LLM ist nur so gut wie der Input.

​Sie müssen sich immer vor Augen halten: Microsoft 365 Copilot, das LLM, weiß nichts, versteht aber alles. Je spezifischer Sie Ihren Prompt formulieren, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie ein gewünschtes Ergebnis erhalten. Darüber hinaus sollten Sie sich bewusst machen, dass es im Gegensatz zu einem Tutorial zu z.B. Sharepoint, in dem es meistens genau einen Weg zur Lösung einer Aufgabe gibt, bei einem LLM immer mehrere Wege zur Lösung bestehen. Mit dem Werkzeugkoffer der Prompt-Techniken können Sie jedoch auf unterschiedliche Anforderungen flexibel reagieren – je nach Ihrem Use Case und den zur Verfügung stehenden Daten.

​Auf dieser Grundlage ergeben sich die folgenden Aufgabentypen, für die Sprachmodelle wie Microsoft Copilot geeignet sind:

  • Suchen

  • Klassifizieren

  • Sortieren

  • Generieren

  • Zusammenfassen

  • Umformulieren

  • Extrahieren

Wie ist ein guter Prompt aufgebaut?

Die genannte Kommunikationsleistung zwischen Ihnen und dem LLM basiert auf sogenannten Prompts. Prompting beschreibt die Kunst, präzise Anweisungen an KI-Modelle zu formulieren, um gewünschte Antworten oder Ergebnisse zu erhalten. Dabei dient es als zentrale Mensch-Maschine-Schnittstelle, über die Menschen durch gezielte Befehle die Interaktion mit dem LLM steuern und optimieren.​ Ein effektiver Prompt sollte immer folgende grundlegende Aspekte enthalten:​

Kontext

Liefern Sie relevante Hintergrundinformationen, um den Rahmen der Aufgabe abzustecken.

Ziel

Definieren Sie klar, was Sie mit dem Prompt erreichen möchten.

Details/Anweisungen

Geben Sie präzise Anweisungen oder spezifische Anforderungen, die die KI berücksichtigen soll.

Erwartetes Format

Beschreiben Sie, wie das Ergebnis aussehen soll (z. B. Text, Tabelle, Liste).

Tonfall/Stil

Falls relevant, geben Sie an, welcher Tonfall oder Stil verwendet werden soll (z. B. formell, freundlich).

Begrenzungen

Erwähnen Sie spezifische Einschränkungen oder Grenzen, die eingehalten werden müssen (z. B. maximale Länge, bestimmte Begriffe vermeiden).

Beim Erstellen von Prompts für Microsoft Copilot ist es außerdem hilfreich, bestimmte Schlüsselwörter und Formulierungen zu verwenden, um sicherzustellen, dass die Anweisungen klar und effektiv sind. Je präziser Sie Ihren Prompt formulieren, desto besser versteht Copilot Ihre Anforderungen und liefert Ihnen entsprechende Ergebnisse. Copilot simuliert menschliche Antworten, daher sind auch Wörter wie „Bitte“ und „Danke“ durchaus relevant; denn ebenso wie diese Freundlichkeit Vorteile im sozialen Miteinander hervorbringt, so lehnt sich Copilot an dieses Verhalten an.       

Aus unseren Erfahrungen haben wir einige konkrete Empfehlungen in Bezug auf verschiedene Kategorien abgeleitet:          

Tabelle mit Schlüsselwörtern und Formulierungen für Prompting in Microsoft Copilot

Welche Prompting-Techniken gibt es?

Prompts lassen sich in verschiedene Kategorien einteilen. Diese richten sich danach, welches Ziel Sie mit dem Prompt verfolgen bzw. welche Aufgaben Microsoft Copilot erfüllen soll. Damit Sie schnell den richtigen Prompt zur Hand haben, bieten wir Ihnen hier eine Übersicht zu den verschiedenen Techniken inkl. konkreter Beispiele:     

Instrcution-Based Prompts

  • Aufgaben

    • Generieren: Erstellen von Dokumenten, Aufgaben oder Tabellen
    • Zusammenfassen: Zusammenfassen von Daten in Excel
    • Umformulieren: Formatieren und Strukturieren von Texten

  • Beschreibung
    Geben Sie klare und spezifische Anweisungen, was Microsoft Copilot in M365-Anwendungen tun soll.​

  • Anwendungsbeispiele

    • Dokumentenerstellung in Word: "Erstelle mir bitte einen dreiseitigen Text über M365 Copilot und stelle sicher, dass die Zitate und Quellenangaben korrekt sind."​
    • Aufgabenerstellung in Planner: ​"Erstelle eine Aufgabe für 'Analyse der Marketingkampagne' in Microsoft Planner, fällig nächsten Freitag, und weise sie John Doe zu."​
    • Datensummenbildung in Excel: ​"Fasse die Verkaufsdaten für Q1 zusammen und erstelle eine Pivot-Tabelle, die den Gesamterlös nach Region anzeigt."
Few-Shot Prompts

  • Aufgaben

    • Klassifizieren: Kategorisierung von E-Mails in Outlook
    • Sortieren: Benennen und Sortieren von Dateien in SharePoint
    • Generieren: Erstellen von Dateien oder Aufgaben basierend auf Beispielen

  • Beschreibung
    Geben Sie konkrete Beispiele, um Copilot bei der Erledigung von Aufgaben innerhalb von M365 zu unterstützen.​

  • Anwendungsbeispiele

    • Dateibenennung in SharePoint: "Benenne diese Dateien nach folgendem Muster um. Beispiel: 'Q1Report.pdf' -> '2024_Q1_Report.pdf'. Wende das gleiche Muster auf die restlichen Dateien an."
Zero-Shot Prompts

  • Aufgaben

    • Suchen: Auffinden von Dateien in OneDrive oder Dokumenten basierend auf Anfragen
    • Generieren: Planen von Meetings in Teams ohne Beispiele

  • Beschreibung
    Bitten Sie Copilot, Aufgaben ohne Beispiele auszuführen.​

  • Anwendungsbeispiele

    • Dateisuche in OneDrive: ​"Finde alle Dokumente, die sich auf den 'Q2-Finanzbericht' in meinem OneDrive beziehen."
    • Besprechungsplanung in Teams: "Plane eine 30-minütige Besprechung mit dem Marketingteam für nächsten Dienstag."
Chain of Thought Prompts

  • Aufgaben

    • Generieren: Schrittweises Erstellen von Budgets oder Prozessen
    • Zusammenfassen: Erklärung von Prozessen oder Budgets Schritt für Schritt
    • Extrahieren: Herausziehen von relevanten Informationen in einem schrittweisen Prozess

  • Beschreibung
    Bitte Sie Copilot, schrittweise Überlegungen oder Erklärungen zu geben.

  • Anwendungsbeispiele

    • Texterstellung im Teams Biz-Chat: "Erstelle mir eine Agenda zu einem Copilot M365 Workshop. Bitte berücksichtige die Abschnitte Einleitung, Workshopdurchführung und Feedback. Frage mich bei der Erstellung nach jedem Abschnitt, ob ich Änderungen vornehmen möchte."
    • Prozesserklärung in Word: ​"Erkläre schrittweise, wie man einen Projektzeitplan in Microsoft Project erstellt."
Role-Playing Prompts

  • Aufgaben

    • Generieren: Erstellen von kontextabhängigen Antworten, z.B. im Kundenservice oder Projektmanagement
    • Umformulieren: Anpassen von Antworten basierend auf der angenommenen Rolle

  • Beschreibung
    Weisen Sie Copilot eine spezifische Rolle zu, um Aufgaben im jeweiligen Kontext auszuführen.

  • Anwendungsbeispiele

    • Antwort im Kundensupport in Outlook: ​"Du bist ein Kundenservice-Mitarbeiter. Beantworte diese E-Mail und gehe auf die Sorgen des Kunden bezüglich der verzögerten Lieferung ein."​
    • Projektmanager in Teams: ​"Du bist Projektmanager. Informiere das Team über den Fortschritt des Projekts und die nächsten Schritte im allgemeinen Teams-Kanal."
Contextual Prompts

  • Aufgaben

    • Generieren: Erstellen von Präsentationen oder E-Mails basierend auf Kontextinformationen
    • Zusammenfassen: Verfassen von Antworten oder Zusammenfassungen basierend auf vorherigen Diskussionen oder Berichten
    • Umformulieren: Anpassen von Inhalten basierend auf vorgegebenen Kontexten

  • Beschreibung
    Geben Sie Hintergrundinformationen oder Kontext, um die Antwort von Copilot zu steuern.

  • Anwendungsbeispiele

    • Präsentation in PowerPoint: "Erstelle basierend auf dem Marketingbericht für Q3 eine 5-Folien-Präsentation, die die wichtigsten Trends und nächsten Schritte hervorhebt."​
    • E-Mail-Antwort in Outlook: "Erstelle basierend auf der vorherigen Diskussion über Budgetkürzungen eine Antwort, die die neuen Kostensenkungsmaßnahmen erklärt."
Completion Prompts

  • Aufgaben

    • Generieren: Vervollständigen von Texten, Dokumenten oder Tabellen
    • Umformulieren: Ergänzen und Umformulieren von Abschnitten basierend auf dem Kontext

  • Beschreibung
    Geben Sie einen unvollständigen Text oder eine Aufgabe vor, die Copilot vervollständigen soll.

  • Anwendungsbeispiele

    • Dokumenterstellung in Word: "Die Marketingkampagne für 2024 wird sich auf... Vervollständige den Abschnitt, indem du die wichtigsten Strategien darlegst."​
    • Tabellenberechnung in Excel: "Der Gesamtumsatz für Q4 beträgt... Vervollständige die Formel zur Berechnung des Gesamtergebnisses."

     

Comparative Prompts

  • Aufgaben

    • Klassifizieren: Vergleichen und Gegenüberstellen von Software oder Budgets
    • Sortieren: Darstellung von Vergleichstabellen und Sortieren nach Kategorien
    • Generieren: Erstellen von Vergleichsanalyse basierend auf gegebenen Daten

  • Beschreibung
    Bitten Sie Copilot, Elemente zu vergleichen oder gegenüberzustellen.

  • Anwendungsbesipiele

    • Softwarevergleich in Word: "Vergleiche die Funktionen von Microsoft Teams und Zoom in einer Tabelle, wobei der Fokus auf Sicherheit, Kollaborationswerkzeugen und Integration mit anderen Apps liegt."
    • Budgetvergleich in Excel: "Vergleiche die Budgets von Q1 und Q2 hinsichtlich der Gesamtausgaben nach Abteilung."
Hypothetical Scenarios

  • Aufgaben

    • Generieren: Beschreiben von möglichen Szenarien und deren Auswirkungen
    • Zusammenfassen: Diskussion der Ergebnisse oder Folgen von Änderungen in Szenarien

  • Beschreibung
    Stellen Sie ein "Was-wäre-wenn"-Szenario vor und bitten Sie Copilot, mögliche Ergebnisse zu erkunden.

  • Anwendungsbeispiele

    • Arbeitsszenario in Word: "Was wäre, wenn wir zu einem vollständig Remote-Arbeitsmodell wechseln? Beschreibe die möglichen Auswirkungen auf Zusammenarbeit und Produktivität."​
    • Projektmanagement in Teams: "Was​ wäre, wenn wir die Projektfrist um zwei Wochen verschieben? Skizziere die Auswirkungen auf die Projektmeilensteine."
Error Correction Prompts

  • Aufgaben

    • Klassifizieren: Finden und Klassifizieren von Fehlern in Dokumenten oder Code
    • Umformulieren: Korrigieren und Umformulieren von Fehlern in Dokumenten
    • Extrahieren: Identifizierung und Korrektur von Fehlern in Code oder Daten

  • Beschreibung
    Bitten Sie Copilot, Fehler in Inhalten zu finden und zu korrigieren.

  • Anwendungsbeispiele

    • Dokumentüberprüfung in Word: "Finde und korrigiere grammatikalische Fehler in diesem Bericht."​
    • Tabellendebugging in Excel: "Identifiziere und behebe Fehler in diesem Finanzformel-Snippet."

Pro-Tipp: Copilot zum Erstellen eines Prompts nutzen

Neben den vorgestellten Prompting-Techniken kann Copilot natürlich auch dabei helfen, den passenden Prompt überhaupt erst zu formulieren! Ein Beispiel sähe so aus:    

Prompt: „Ich möchte eine Auswertung eines Word-Dokumentes haben. Kannst du mir bitte aufzeigen, wie ein Prompt dazu aussehen könnte?“​

Copilot: "Bitte analysiere das angehängte Word-Dokument und erstelle eine Zusammenfassung der wichtigsten Punkte. Achte dabei besonders auf die Hauptthemen, die in dem Dokument behandelt werden, und hebe wichtige Details hervor.“

Darauf basierend lässt sich der Prompt anpassen, um spezifischere Informationen zu erhalten:

Prompt: "Erstelle eine detaillierte Auswertung des Word-Dokuments. Fokussiere dich dabei auf die folgenden Aspekte:​

  1. Hauptthemen und Unterthemen​
  2. Wichtige Statistiken und Daten​
  3. Empfehlungen und Schlussfolgerungen​
  4. Eventuelle offene Fragen oder Unklarheiten"​

Copilot Mantra: „Ich weiß nichts, verstehe aber alles.“​

Wir halten fest: Der Copilot ist in der Lage, auf jede Frage eine Antwort zu finden. Die Qualität der Antwort hängt einerseits von der Qualität des Prompts und andererseits von der Qualität des KI-Modells ab – im Microsoft 365 Copilot Kontext müssen wir das KI-Modell dabei als gegeben hinnehmen. Um eine qualitativ hochwertige Antwort und dadurch einen echten Mehrwert zu erhalten, gibt es verschiedene Prompt-Techniken, die jeweils für bestimmte Anwendungsfälle bzw. Tätigkeiten von Copilot geeignet sind; zudem kann der Copilot auch bei der Erstellung von Prompts eine wirkungsvolle Hilfe sein.​

Wichtig ist, dass Sie sich ausprobieren und verschiedene Optionen austesten, um ein Gespür die Funktionsweise von Copilot zu bekommen! Der Copilot ist Ihr Sparringspartner, wenn Sie es wollen. Hilfreich ist auch folgende Gedankenbrücke: Stellen Sie sich vor, Sie sprechen mit einer Kollegin oder einem Kollegen, die/der Ihre Anforderungen nicht kennt, aber alles versteht und Ihre Aufgabe aufgrund Ihrer Informationen umsetzen kann.​ Wenn Sie jetzt mit der Kollegin oder dem Kollegen virtuell in einen Dialog treten und sich immer wieder fragen, ob Ihre Informationen zum Prompt vollständig sind, werden Sie sehen, dass dieses Setting dazu führt, den jeweiligen Use Case präziser auszuformulieren und damit das Ergebnis zu verbessern.​

Noch mehr Tipps & Tricks mit unserem kostenfreien Guide

Copilot for Microsoft 365: Prompt Guide der novaCapta

Sie möchten noch mehr zum Thema Prompting wissen oder wünschen sich Promptbeispiele für verschiedene Fachabteilungen? Dann laden Sie sich unseren kostenfreien Prompt Guide herunter: Hier haben wir nützliche Hinweise zur Arbeit mit Copilot for Microsoft 365 zusammengestellt und geben Ihnen hilfreiche Tipps zum Prompten.

Darüber hinaus finden Sie 35 konkrete Prompts für verschiedene Use Cases und Fachbereiche (Human Ressources, Vertrieb, Marketing und Finanz- & Verwaltungs-Abteilungen), die unsere Expert:innen bereits erfolgreich einsetzen!

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Unser Experte

Raoul Haagen ist als Senior IT Consultant bei der novaCapta am Standort Hamburg tätig. Mit beruflichen Stationen bereits seit den 1990er Jahren bei namhaften IT-Firmen mit Vorreiterrolle in Deutschland, wie u.a. „GMX“ und „Yahoo“ sowie im Bereich der kundenspezifischen Softwareentwicklung, hat Raoul eine umfassende Expertise in der kundenorientierten Beratung.

Seine langjährige (Berufs-)Erfahrung zu Projektmanagement, Accountmanagement, Leadership, Business Development und vieles mehr setzt er seit 2022 in Kundenprojekten unserer Business Unit Modern Work ein. Dabei kommen ihm nicht nur sein Wissen zu Microsoft 365 und zur Anwendung agiler Methoden (Scrum Master, Product Owner) sowie seine Auszeichnung als Certified OKR Master zu Gute, sondern auch seine Leidenschaft sich stets mit neuen Technologien auseinanderzusetzen, wie zum Beispiel Microsoft 365 Copilot oder auch allgemein mit KI sowie den möglichen Anwendungsfällen auf Kundenebene.

Portraitbild von Raoul Haagen, Senior IT Consultant, novaCapta GmbH
Raoul Haagen
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