WENKO: Auftragsvorgänge effizient mit Power Apps managen

WENKO hat mit dem Einsatz von Power Platform seinen Außendienstvertrieb revolutioniert und so seinen Bestellungsvorgang digitalisiert. Aufträge werden jetzt einfach in der Low-Code/No-Code Scan-App erstellt und direkt an SAP übertragen.

Für WENKO-WENSELAAR stand fest, dass die Digitalisierungs-Reise auch die Arbeit des Außendienstes optimieren soll. Dafür sollte eine digitale Lösung geschaffen werden, die sich in der Microsoft Welt bewegt, denn die neue Lösung sollte unkompliziert und einfach in die bestehende Infrastruktur eingebunden werden. Als erfahrener Microsoft Partner wurde novaCapta für das Projekt hinzugezogen. „Die Digitalisierung ist ein großes Thema bei uns im Haus. Dafür arbeiten wir bewusst über Outsourcing mit großen Partnern zusammen“, erklärt Thomas Trapmann, Leiter Service Unit IT.

Weg von der manuellen Nachbearbeitung

Bisher hatten die Kolleg:innen aus dem Außendienst Bestellungen von z.B. Baumärkten und Möbelhäusern händisch oder in einer Excel-Datei aufgenommen, die im Anschluss per E-Mail an den Innendienst ging und dann in das SAP-System übertragen wurde. „Wir haben die Anforderungen an die Lösung mit unseren Kolleg:innen aus dem Außendienst definiert. Auf dieser Basis konnten wir eine Lösung konzipieren, welche die Wünsche des Außendienstes abdeckt, wie das Scannen von Produkten als auch etwaige Hürden mitdenkt, wie das oftmals fehlende Internet bei unseren Kund:innen vor Ort im Baumarkt oder Möbelhaus“, erklärt Andre Niehaus, Leiter IT-Portale.

Die Power Apps basierte Scan-App

Es wurde eine Power App im Corporate Design von WENKO geschaffen, die alle verfügbaren Produkte und Kundendaten täglich über eine Schnittstelle aus den bestehenden SAP- und PIM-Systemen zieht und konsolidiert in Dataverse zur Verfügung stellt. So ist sichergestellt, dass nur verfügbare Produkte nachbestellt werden können.

Der Außendienst hat bei der Anlage einer Bestellung zwei Möglichkeiten: die Verwendung der Suchleiste, um das jeweilige Produkt zu finden und in die Bestellung aufzunehmen oder den Produkt-Barcode zu scannen. Die Kolleg:innen können daher mit ihren Kunden direkt im Markt durch die Produktreihen gehen und einfach über den Barcode-Scan Nachbestellungen aufnehmen. Mit mehr als 2.000 Produkten, 27.000 Artikelinformationen, 8.000 Kunden- und 15.000 Adressdaten, hat WENKO ein großes Sortiment zur Auswahl sowie eine hohe Datenmenge an Kundeninformationen, die in der Applikation verfügbar sind.

Die App funktioniert auch offline. Im Fall von fehlendem Internetzugang werden Aufträge aufgenommen, lokal gespeichert und mit Internetverbindung sofort an das System übertragen. Außerdem ist der Retourenprozess in der Power App integriert. Hierüber kann der Abholbeleg für den Spediteur erstellt werden. Dank dem QR-Code kann der Warenfluss einfach nachverfolgt werden. WENKO‘s Kunden kommen so noch schneller an die bestellten Waren und die Aktivitäten sind noch zielgerichteter und besser abgestimmt.

„Uns hat der Low Code/No Code Ansatz von Power Platform besonders gefallen. Wir konnten so sehr schnell eine Lösung aufbauen und unseren Kolleg:innen zur Verfügung stellen. Die Lösung ist flexibel und jederzeit erweiterbar. Das gibt uns einen großen Spielraum und stärkt langfristig unsere Unabhängigkeit von externen Dienstleistern“, Thomas Trapmann, Leiter Service Unit IT. Zukünftig soll die Scan-App noch in weitere Sprachen übertragen werden. Bisher liegen WENKO eine Deutsche und Englische Version vor, die über eine einfache Umschaltung der Oberfläche gewechselt werden können.

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