Digitalisierte Verwaltung der Werkstattdokumente bei vbl

Eine zentrale Verwaltung sowie strukturierte und standardisierte Weitergabe der zum Teil sehr umfassenden Werkstattdokumente an die Werkstattmitarbeiter standen im Fokus der traditionsreichen Verkehrsbetriebe Luzern (vbl). In Kombination mit einer benutzerfreundlichen Oberfläche und intuitiven Filtermöglichkeiten konnten diese umfangreichen Anforderungen mit Hilfe einer Microsoft Power App erfüllt werden. Dies war ein anschaulicher Anwendungsfall, in dem schnelle Ergebnisse erzielt werden konnten.

Umfangreiche Anforderungen an den Workflow

Als regionales Unternehmen für den öffentlichen Personen- und Nahverkehr im Raum Luzern befördert vbl über 135.000 Gäste täglich. Um einen möglichst reibungslosen Verkehr ohne Ausfälle und Verspätungen zu gewährleisten, ist die Wartung der rund 150 Fahrzeuge starken Flotte eine Grundvoraussetzung. Somit zählt der Werkstattbetrieb zum Herzen des traditionsreichen Transportunternehmens und bedarf auf Grund seiner Komplexität besonderer Beachtung. Während des Projektes bestand die Herausforderung darin, die unterschiedlichen Anforderungen zum einen an einem zentralen Ort zu verwalten und zum anderen so zu standardisieren, dass alle notwendigen Informationen wie bspw. Dokumente von Herstellern, Anweisungen, Richtlinien und Montageanleitungen gleichwertig aufbereitet und eine Balance zwischen Detailtiefe und effizientem Informationsmanagement zu finden sind. Durch die stetig wachsenden Anforderungen und die Komplexität der Datenmenge konnte dieses Szenario nicht mehr mit der bislang verwendeten Lösung von Microsoft SharePoint abgebildet werden, sodass im Hinblick auf die Effizienz die Notwendigkeit bestand neue Wege zu gehen.

Eine konsequente Lösung durch einen engen Austausch

Die Idee der Entwicklung einer Power App entstand in enger Zusammenarbeit und so wurden zunächst gemeinschaftlich die zentralen Anforderungen an die Power App gesammelt, bevor man in die Umsetzung ging. „Wir waren begeistert, wie schnell novaCapta unsere Anforderungen verstand und uns zügig verschiedene und zukunftsweisende Lösungsvorschläge, die über die Problemstellung hinausgingen, präsentierte“, so Franz Theiler. Der erste Step war die Entwicklung eines standardisierten Metadatenmodells für die unterschiedlichen Arten von Dokumenten, sodass Anweisungen, Richtlinien und Montageanleitungen in einem vereinheitlichten Muster abgebildet werden konnten. Ein besonders wichtiger Aspekt waren die Filter- und Suchmöglichkeiten. Diese sollten auf der einen Seite so intuitiv und auf der anderen Seite so präzise wie möglich sein, sodass das Suchergebnis direkt zum benötigten Dokument führt und der Arbeitsprozess nur kurz unterbrochen werden muss. Anschliessend wurde eine benutzerfreundliche Oberfläche entwickelt, die es zulässt, diese Dokumente einfach hochzuladen und an die Werkstattmitarbeiter weiterzugeben, die diese wiederum an ihrem digitalen Arbeitsplatz mit Hilfe eines Tablets abrufen können. Somit war eine schnelle und effiziente Informationsbereitstellung möglich und ein nachhaltiger und papierloser Prozess gewährleistet. „Die Zusammenarbeit hat grossen Spass gemacht und es gelang uns durch den regelmässigen Austausch, schnell etwas Vorzeigbares zu präsentieren. So konnte der Kunde die App zu jeder Zeit mitgestalten“, Heinz Süess, Geschäftsführer novaCapta Schweiz. Somit sind die Verkehrsbetriebe Luzern gut aufgestellt für einen digitalen Dokumentenprozess im Werkstattbetrieb